Interná kontrola účtovníctva preto nie je zbytočná byrokracia pre veľké firmy. Je to praktický nástroj, ktorý pomáha firmám fungovať spoľahlivo, predvídateľne a bez stresu pri každej uzávierke alebo kontrole.
V menších firmách sa však na vnútorné kontrolné mechanizmy často zabúda. Účtovníctvo vedie jedna osoba, doklady sa zbierajú priebežne a pred koncom mesiaca sa len skontroluje, „či to zhruba sedí“. No keď príde kontrola z daňového úradu, Sociálnej alebo zdravotnej poisťovne, ukáže sa, že niektoré chyby zostali skryté celé mesiace. A hoci často ide o neúmyselné prehliadnutia, môžu mať finančné či právne dôsledky.
Prečo sa venovať internej kontrole v účtovníctve?
Interná kontrola v prvom rade pomáha predchádzať chybám pri zaúčtovaní dokladov, oneskoreným platbám, duplicite údajov, zámene účtov či nesprávnym výkazom. Slúži aj ako forma ochrany pre podnikateľa, ale aj pre účtovníka či mzdára.
Ak niekto pracuje s veľkým množstvom dokladov, v návale povinností sa môže ľahko pomýliť. Aj skúsený účtovník vie oceniť, keď mu dobre nastavený kontrolný systém pomôže zachytiť nepresnosť ešte pred uzávierkou.
Zároveň platí, že dôsledná kontrola znižuje riziko problémov počas externej kontroly. Ak firma nemá jasné procesy, ak nie je zrejmé, kto za čo zodpovedá, ak neexistujú doklady o schvaľovaní faktúr či interných transakcií, môže to vyzerať ako neprehľadný systém a ten sa pri kontrole posudzuje vždy prísnejšie.
Dobrá interná kontrola nemusí byť zložitá. Môže to byť jednoduchý proces typu „jeden účtuje, druhý kontroluje“, alebo aspoň pravidelné mesačné zoznamy, čo sa má pred uzávierkou skontrolovať. Dôležité je, že niečo také vôbec existuje a že sa to aj reálne používa.
Aké typy chýb sa najčastejšie opakujú?
Aj keď má účtovníctvo svoje pravidlá a štruktúru, mnohé chyby opakujú bez ohľadu na to, či ide o živnostníka, malú firmu alebo väčší podnik.
Zámenné účty alebo nesprávne zaúčtovanie dokladov
Najčastejšie ide o zle určené typy nákladov (napríklad faktúra za služby je zaúčtovaná ako tovar), nesprávne použitý analytický účet alebo nedodržaný interný predpis. Môže to viesť k skresleniu výsledku hospodárenia či nesprávnemu odpočtu DPH.
Duplicitné alebo chýbajúce doklady
Najmä pri manuálnom účtovaní alebo preberaní dokladov od viacerých osôb sa môže stať, že jeden doklad sa zaúčtuje dvakrát, alebo niektorý úplne chýba. Oba prípady spôsobujú rozdiely medzi účtovníctvom a bankovým výpisom, prípadne v hotovosti.
Chyby v mzdách – nesprávne zrážky, opomenuté PN alebo OČR
Stačí, že sa zamestnanec vráti z PN o deň skôr alebo zabudne nahlásiť zmenu v počte detí a výpočet čistej mzdy už nesedí. Ak nie je zmena zaevidovaná včas, dochádza k nesprávnym odvodom a môže to ovplyvniť aj výkazy pre poisťovne alebo ročné zúčtovanie.
Prečítajte si: 15 chýb pri spracovaní miezd a ako sa im vyhnúť
Nesprávne dátumy zdaniteľného plnenia a splatnosti
Pri DPH môže nesprávne uvedený dátum zdaniteľného plnenia spôsobiť, že sa faktúra dostane do nesprávneho daňového obdobia. Pri faktúrach s neskorým doručením (napríklad z konca mesiaca) treba dať pozor na to, kedy bol tovar alebo služba dodaná, nie len na dátum vystavenia.
Chýbajúce doklady k uzávierke alebo výkazom
Niektoré chyby sa neukážu v bežnej prevádzke, ale až pri mesačných či ročných uzávierkach. Napríklad chýba inventarizácia majetku, potvrdenie o stave pohľadávky, zmluva k prijatej faktúre alebo dôkaz o uhradení zálohovej platby.
Základné prvky vnútornej účtovnej kontroly
Interná kontrola nemusí byť komplikovaná. Dôležité je, aby bola systematická a pravidelná. Aj malá firma, kde účtovníctvo vedie jeden človek, si vie nastaviť jednoduché kontrolné mechanizmy, ktoré znižujú riziko chýb.
Tieto základné prvky by nemali chýbať v žiadnom účtovnom procese bez ohľadu na veľkosť firmy.
Princíp štyroch očí
Základná forma kontroly: jeden účtuje, druhý kontroluje. Môže to byť kolega, nadriadený alebo externý účtovník. Ide o to, aby sa niekto druhý pozrel na zaúčtované doklady alebo výkazy pred ich finálnym odoslaním. Aj skúsený účtovník môže urobiť preklep alebo prehliadnuť chybu a druhý pohľad často zachytí to, čo už jeden človek „nevidí“.
Priebežná vs. spätná kontrola
Najväčšie chyby vznikajú vtedy, keď sa účtovníctvo kontroluje len spätne, napríklad raz ročne pred podaním daňového priznania. Lepší prístup je kontrolovať veci priebežne každý mesiac pred uzávierkou. To znamená overiť správnosť DPH, stav pohľadávok, bankových účtov, pokladne, zaúčtovanie záloh a podobne.
Ako môže vyzerať jednoduchý kontrolný zoznam pred mesačnou uzávierkou?
Jednoduchý checklist môže výrazne znížiť počet chýb. Checklist si môže každá firma upraviť podľa toho, aký má rozsah činností. Dôležité je, aby sa na nič nezabudlo a aby mal každý krok svojho zodpovedného človeka.
Napríklad:
- je zaúčtovaný všetok bankový pohyb?
- sú zaúčtované všetky vystavené a prijaté faktúry za mesiac?
- sedí pokladňa?
- sú zaúčtované mzdy a odvody?
- prebehla kontrola súvzťažností?
Záznam o kontrole
Mnohé účtovné softvéry umožňujú zaznamenávať, kto doklad zaúčtoval, kedy a či bol skontrolovaný. Ak takúto funkciu nemáte, postačí aj jednoduchý zápis do interného súboru alebo Excel tabuľky. Takýto „denník kontroly“ môže byť veľmi užitočný, keď treba spätne vysvetliť, prečo bola nejaká operácia zaúčtovaná práve tak.
Ako nastaviť interné kontroly v malej firme
Veľké firmy majú často interného audítora, rozdelené kompetencie a podrobnú smernicu ku každej účtovnej operácii. Čo však v prípade, keď máte malý tím, účtovníctvo robí jeden človek a faktúry nosí šéf v obálke? Aj v takom prípade sa dá nastaviť jednoduchý, ale funkčný systém kontrol, ktorý nebude zbytočne zaťažujúci a pritom dokáže zachytiť väčšinu bežných chýb.
1. Pravidlá pre doklady: kto čo nosí, kam a kedy
Jasne si určte, ako sa majú doklady odovzdávať. Či už ide o faktúry, účtenky z nákupov alebo cestovné výkazy, dôležité je:
- kto je za ktoré typy dokladov zodpovedný,
- kedy majú byť odovzdané, aby stihli byť zaúčtované v správnom mesiaci,
- kde sa doklady archivujú fyzicky alebo digitálne.
Aj jednoduchý zdieľaný priečinok (napríklad Google Drive s podpriečinkami podľa mesiacov) alebo krabica na stole so štítkom „Doklady na zaúčtovanie“ môžu byť prvým krokom k poriadku.
2. Kontrola prístupu k účtom, pokladni a podpisovým právam
V malej firme je bežné, že jedna osoba fakturuje, platí, účtuje aj podpisuje. No to je presne situácia, kde chyby alebo nejasnosti nemá kto odhaliť.
Pre lepšiu kontrolu
- obmedzte prístup do internetbankingu len na tých, ktorí reálne schvaľujú platby,
- pri pokladni zaveste zodpovednosť len na jedného človeka, ktorý potom raz mesačne odovzdá podklady účtovníkovi,
- ak sa používajú firemné karty, sledujte výpisy a vyžadujte účel nákupu aj bloček – nestačí len položka na výpise.
3. Zavedenie schvaľovania výdavkov
Náklady by sa nemali účtovať bez toho, aby niekto iný skontroloval, či sú oprávnené. Aj vo veľmi malej firme môžete fungovať tak, že:
- nad určitú sumu (napríklad 300 €) sa výdavok účtuje až po odsúhlasení vedením,
- každá faktúra má interné „schválenie“, teda poznámku, kto ju kontroloval a k akému účelu sa vzťahuje.
Ideálne je, ak doklad prejde rukami aspoň dvoch ľudí – toho, kto ho doručí, a toho, kto ho skontroluje pred účtovaním.
4. Mesačné mini-inventúry
Na konci každého mesiaca si urobte jednoduchý prehľad:
- čo bolo zaúčtované,
- čo ešte chýba (napríklad doklad za tankovanie, vystavená faktúra, výplatná páska),
- či sa zhodujú stavy v pokladni a na bankových účtoch s účtovnou evidenciou.
Základ je nenechávať si všetko na koniec roka. Mesačná kontrola trvá možno hodinu, ale môže vám ušetriť dni hľadania v decembri.
Nástroje, ktoré pomáhajú s internou kontrolou
Existuje množstvo nástrojov, ktoré dokážu automaticky upozorniť na nezrovnalosti, zaznamenať zmeny, obmedziť prístup alebo len uľahčiť každodenné overovanie údajov. Aj menšie firmy môžu využiť digitálne riešenia bez toho, aby prechádzali na zložité ERP systémy.
Účtovné softvéry so záznamom zmien
Mnohé slovenské účtovné programy (napríklad OMEGA, Pohoda, Money S3) ponúkajú:
- funkciu logovania – teda zaznamenávania, kto čo účtoval a kedy,
- možnosť nastavenia prístupových práv – napr. jeden používateľ môže účtovať, iný len kontrolovať alebo schvaľovať,
- notifikácie pri chýbajúcich údajoch – napríklad nezadanej splatnosti, nesprávneho kódu DPH, chýbajúceho partnera.
Takéto funkcie sú často prehliadané, no ak sa správne nastavia, výrazne znižujú riziko chýb.
Elektronická evidencia dokladov
Ak firma prijíma faktúry v elektronickej podobe (napr. e-mailom), je veľkou pomocou mať:
- zdieľaný priečinok so štruktúrou podľa mesiacov alebo typov dokladov,
- jednoduchú evidenciu schválenia faktúr, napríklad doplnenie mena schvaľujúceho do názvu súboru alebo poznámky v systéme.
Ešte lepšie fungujú DMS systémy (document management systems), ktoré umožňujú sledovanie životného cyklu dokladu od prijatia cez schválenie až po zaúčtovanie.
Nástroje na kontrolu cash flow a synchronizáciu s účtovníctvom
Pre firmy, ktoré chcú mať poriadok aj v platbách, sa oplatí mať softvér, ktorý:
- páruje faktúry s bankovými pohybmi,
- upozorňuje na faktúry po splatnosti,
- generuje prehľadné reporty, ktoré ukážu, čo ešte čaká na úhradu alebo zaúčtovanie.
Obľúbené medzi malými firmami sú napríklad SuperFaktúra alebo iDoklad.
Jednoduchý kontrolný dashboard
Aj obyčajný Excel alebo Google Sheets môže fungovať ako interný nástroj kontroly. Dôležité je, aby mal:
- prehľad o tom, kto doklad doručil, kedy bol zaúčtovaný, kedy uhradený,
- filtre na odhalenie duplicitných položiek,
- základné kontrolné vzorce, ktoré upozornia na nesúlad (napr. ak faktúra nemá spárovaný výpis z účtu).
Interná kontrola ako príprava na daňovú kontrolu
Nie je nič výnimočné, ak má podnikateľ z daňovej alebo inej externej kontroly rešpekt. Najmä keď netuší, čo všetko si kontrolóri môžu vypýtať a v akom stave je účtovníctvo. Interná kontrola v tom zohráva kľúčovú úlohu. Keď máte vo firme prehľad, čo je zaúčtované, čo ešte chýba a ku každej väčšej položke viete doložiť objednávku alebo zmluvu, aj samotná kontrola prebieha oveľa pokojnejšie.
Kontrolóri sa najčastejšie zameriavajú na oprávnenosť výdavkov, chýbajúce alebo nesprávne zaúčtované doklady, rozdiely v pohľadávkach, výkazoch či mzdových záznamoch. Ak majú pocit, že firma veci priebežne sleduje a nerieši všetko „na poslednú chvíľu“, bývajú ústretovejší.
Kontrola nemusí byť zložitá ani byrokratická
Stačí niekoľko jednoduchých krokov, ktoré sa robia pravidelne a dôsledne. Pozerajte sa na ňu ako na nástroj, ktorý chráni firmu aj účtovníka a v konečnom dôsledku prinesie pokoj, spoľahlivé údaje a žiadne nepríjemné prekvapenia.