Problém nastáva, keď sa platby začnú oneskorovať, hromadia sa nezaplatené faktúry a vy zrazu nemáte dostatok hotovosti na pokrytie vlastných výdavkov. Ak chcete udržať svoju firmu v dobrej finančnej kondícii, potrebujete efektívne riadiť pohľadávky a mať cash flow pod kontrolou. Ako na to? Pozrime sa na osvedčené postupy.
Prečo sú pohľadávky kľúčové pre zdravé financie firmy?
V podnikaní nie je dôležité len to, koľko peňazí zarobíte, ale aj kedy ich reálne dostanete na účet. Ak veľká časť vašich príjmov viazne v nezaplatených faktúrach, môže to spôsobiť problémy s likviditou – napríklad nebudete mať na mzdy, nájom alebo materiál.
Jednou z najčastejších chýb je podceňovanie riadenia pohľadávok. Mnohé firmy posielajú faktúry, ale ďalej sa o ne nestarajú. Ak zákazník nezaplatí načas, čakajú, namiesto toho, aby situáciu aktívne riešili. Platí jednoduché pravidlo: čím skôr sa začnete zaujímať o oneskorenú platbu, tým vyššia je šanca, že peniaze dostanete rýchlo späť.
Ako nastaviť efektívny systém fakturácie
Správne nastavený fakturačný proces je jedným z najjednoduchších spôsobov, ako predchádzať problémom s oneskorenými platbami. Čím jasnejšie a prehľadnejšie budú vaše faktúry a platobné podmienky, tým menšia je pravdepodobnosť, že sa stretnete s neplatičmi alebo oneskorenými úhradami. Aby ste si udržali zdravý cash flow a nemuseli neustále naháňať dlžníkov, oplatí sa dodržiavať niekoľko kľúčových zásad.
Stanovte si jednoznačné platobné podmienky
Predtým, než vôbec vystavíte faktúru, je dôležité, aby váš zákazník presne vedel, dokedy a akým spôsobom vám má zaplatiť. Ideálne je dohodnúť si tieto podmienky ešte pred začiatkom spolupráce, aby ste sa vyhli nepríjemným prekvapeniam.
- Do zmluvy alebo objednávky vždy zahrňte jasne stanovenú lehotu splatnosti. Štandardná splatnosť faktúr sa pohybuje medzi 14 až 30 dňami, no ak vám to cash flow dovoľuje, môžete požadovať aj kratšie lehoty (napríklad 7 dní).
- Uveďte, akým spôsobom má zákazník zaplatiť – bankovým prevodom, kartou, cez platobnú bránu? Čím viac možností ponúknete, tým rýchlejšie vám môžu prísť peniaze.
- Ak sa obávate oneskorených platieb, môžete zákazníkov motivovať zľavou za skorú platbu (napr. ak zaplatia do 5 dní, získajú 2 % z ceny späť) alebo nastaviť úroky z omeškania, ktoré budú klienta motivovať, aby sa platbám nevyhýbal.
Fakturujte bez zbytočných odkladov
Mnoho podnikateľov robí chybu, že faktúry vystavujú neskoro – napríklad až po niekoľkých týždňoch od dodania služby či tovaru. To je však obrovská chyba, pretože čím skôr faktúru odošlete, tým skôr môžete očakávať peniaze na účte.
Prečo je to dôležité?
- Ak faktúru pošlete oneskorene, posúvate si aj termín splatnosti. To znamená, že namiesto toho, aby ste mali peniaze k dispozícii do 14 dní, budete na ne čakať 30 či 40 dní.
- Zákazníci často fungujú podľa pravidla „z dohľadu, z mysle“ – ak faktúru pošlete hneď po vykonaní služby, platba sa dostane do ich rozpočtu skôr a nebudú ju odkladať.
Tip: Nastavte si v kalendári pravidelný fakturačný deň alebo používajte účtovný softvér, ktorý vám umožní vystavovať faktúry automaticky.
Dbajte na to, aby faktúra obsahovala všetky dôležité údaje
Niekedy zákazníci neplatia načas nie preto, že by nechceli, ale preto, že sa stretli s chybou na faktúre. Chýbajúce údaje, nesprávne číslo faktúry alebo nejasný popis služby môžu spôsobiť, že faktúra sa dostane do schvaľovacieho procesu, čo predĺži jej úhradu aj o niekoľko týždňov.
Na čo si dať pozor pri vystavovaní faktúry?
- Číslo faktúry – musí byť jedinečné, aby zákazník vedel, ktorú faktúru uhrádza.
- Dátum vystavenia a splatnosti – jasne definovaný termín, dokedy má byť faktúra zaplatená.
- Úplné fakturačné údaje – vaše aj zákazníka (IČO, DIČ, IČ DPH, adresa).
- Popis služby alebo tovaru – čím detailnejší a presnejší, tým menej otázok zo strany zákazníka.
- Platobné údaje – číslo účtu, variabilný symbol a akceptované spôsoby platby.
Ak niektorý z týchto údajov chýba, zákazník môže faktúru odložiť bokom alebo ju vráti na opravu, čím sa posunie termín splatnosti.
Tip: Ak fakturujete veľkým spoločnostiam, skontrolujte si, aké fakturačné požiadavky majú – mnohé majú vlastné pravidlá, ktoré treba dodržať.
Používajte automatické upomienky
V ideálnom svete by všetci zákazníci platili načas. V realite sa však stáva, že aj ten najspoľahlivejší klient jednoducho zabudne. Tu prichádzajú na rad automatické upomienky, ktoré môžu výrazne zvýšiť pravdepodobnosť, že dostanete zaplatené načas.
- Väčšina účtovných softvérov umožňuje nastaviť automatické e-mailové pripomienky pred dátumom splatnosti. Napríklad 3 dni pred splatnosťou dostane zákazník priateľskú notifikáciu s pripomenutím platby.
- Ak klient nezaplatí v termíne, môže systém po uplynutí splatnosti automaticky odoslať prvú upomienku, neskôr druhú a v prípade dlhšieho meškania aj tretiu, prísnejšiu.
- Automatizácia ušetrí čas a eliminuje nepríjemné telefonáty – zákazník dostane upozornenie bez toho, aby ste museli manuálne kontrolovať každú faktúru.
Ak posielate upomienky ručne, dbajte na ich tón. Prvá môže byť priateľská („Pripomíname splatnosť vašej faktúry…“), druhá o niečo dôraznejšia a až tretia by mala byť jasná výzva k úhrade s upozornením na možné sankcie.
Prevencia oneskorených platieb: Ako zabezpečiť, že zákazníci budú platiť včas?
Prevencia je vždy lepšia ako riešenie problémov s neplatičmi. Ak nechcete čakať na peniaze dlhé týždne alebo mesiace, nastavte si systém, ktorý vám pomôže predísť oneskoreným platbám.
- Zistite si bonitu zákazníka – ak uzatvárate obchod s novým partnerom, overte si, či nemá finančné problémy. Môžete použiť verejne dostupné registre dlžníkov alebo si vyžiadať referencie od iných dodávateľov.
- Zvážte zálohové platby – ak ide o väčšiu zákazku, požiadajte o časť platby vopred. Získate tak istotu, že klient je schopný platiť.
- Ponúknite motiváciu za skorú úhradu – niektoré firmy používajú tzv. skonto, teda zľavu za rýchlu platbu. Ak zákazník zaplatí do 5 dní, môže získať napríklad 2 % z ceny späť.
- Majte jasne definované sankcie za oneskorené platby – ak klient vie, že za meškanie mu nabehnú úroky z omeškania, bude motivovanejší zaplatiť načas.
Čo robiť, keď zákazník/klient neplatí?
Oneskorené platby sú realitou podnikania, no dôležité je vedieť, ako ich riešiť efektívne a bez zbytočných emócií. Ak vám zákazník nezaplatí v stanovenom termíne, netreba hneď panikáriť, ale ani čakať príliš dlho. Každý deň meškania znižuje šancu, že sa k svojim peniazom dostanete. Preto je dôležité mať pripravený systematický postup, ktorý vám pomôže riešiť nezaplatené faktúry krok za krokom.
- Jemné pripomenutie – ak platba mešká len pár dní, pošlite zdvorilú upomienku e-mailom alebo zavolajte. Môže sa stať, že klient faktúru prehliadol.
- Oficiálna výzva na zaplatenie – ak sa platba stále nerealizovala, pošlite písomnú výzvu s konkrétnym termínom úhrady.
- Prísnejší postup – penalizácia a právne kroky – ak klient aj po opakovaných výzvach neplatí, zvážte právne kroky alebo postúpenie pohľadávky inkasnej spoločnosti.
- Započítanie pohľadávky – ak máte so zákazníkom vzájomné záväzky, môžete pohľadávky kompenzovať.
Ako zlepšiť cash flow a predchádzať finančným problémom?
Efektívne riadenie pohľadávok je len jedna časť skladačky. Ak chcete, aby vaše podnikanie fungovalo bez finančných výkyvov, potrebujete mať cash flow pod kontrolou. To znamená nielen sledovať, kedy vám zákazníci zaplatia, ale aj strategicky riadiť svoje výdavky a využiť dostupné nástroje na udržanie finančnej stability.
- Plánujte svoje príjmy a výdavky – vytvorte si mesačný prehľad, kedy vám majú prísť platby a kedy musíte platiť vlastné faktúry. Ak vidíte, že vás čaká slabšie obdobie s nižšími príjmami, môžete včas hľadať riešenia, ako si vytvoriť rezervu alebo posunúť niektoré platby.
- Skráťte dobu splatnosti faktúr – ak je to možné, vyjednajte so zákazníkmi kratšie splatnosti. Pri nových zákazníkoch nastavte kratšiu splatnosť už od začiatku – napríklad 7 až 14 dní namiesto 30 dní. Ak pracujete na väčších zákazkách, skúste dohodnúť zálohové platby, aby ste nečakali na peniaze až po dokončení projektu.
- Využite faktoring alebo kontokorent – ak rýchlo potrebujete peniaze, môžete svoje faktúry postúpiť faktoringovej spoločnosti, ktorá vám okamžite vyplatí časť sumy (napr. 80 – 90 %) a zvyšok dostanete, keď zákazník faktúru uhradí. Kontokorentný úver v banke je rýchle riešenie na preklenutie krátkodobého výpadku peňazí. Keď vám zákazníci zaplatia faktúry, automaticky sa kontokorent splatí.
- Automatizujte procesy – moderné účtovné a fakturačné softvéry dokážu urobiť veľa práce za vás. Sledujú splatnosti, posielajú upomienky a umožňujú vám mať prehľad o financiách v reálnom čase.
Lepšie riadenie pohľadávok znamená zdravšie financie
Nezaplatené faktúry môžu firmu rýchlo dostať do finančných problémov, no so správne nastaveným systémom riadenia pohľadávok sa im dá predísť. Ak budete pohľadávky riešiť systematicky a nezanedbáte prevenciu, udržíte si stabilný cash flow a vyhnete sa problémom s likviditou. Vaše podnikanie bude fungovať plynulejšie a nebudete sa musieť neustále stresovať tým, kedy vám zákazníci konečne zaplatia.
Ak chcete hlbšie porozumieť finančným výkazom, zhodnotiť finančné zdravie a stabilitu spoločnosti, rezervujte si miesto na kurze, alebo využite možnosť konzultácie s našimi lektormi, ktorí majú dlhoročnú prax z účtovníctva, miezd a riadenia financii.