Zákonná úprava fakturácie
Faktúrou sa rozumie akýkoľvek doklad alebo oznámenie, ktoré je vyhotovené v listinnej alebo elektronickej podobe podľa platného zákona o DPH v tuzemsku alebo iného členského štátu EÚ, ktorý upravuje pravidlá fakturácie. Fakturácia je presne definovaná § 71 zákona o DPH.
Za faktúru sa považuje aj dokument, ktorý upravuje alebo mení pôvodnú faktúru, pričom musí byť jasne a jednoznačne na ňu naviazaný. Ide o účtovný doklad, ktorý sa vystavuje na základe ústneho alebo písomného dohovoru. Povinnosť vystavovať faktúry má podnikateľ podľa zákona č. 222/2004 o DPH, podľa zákona č. 431/2002 o účtovníctve musí podnikateľ vystaviť účtovný doklad.
Okrem týchto dvoch zákonných úprav sú ešte dva zákony, ktoré nariaďujú vystaviť zákazníkovi doklad, a to zákon č. 250/2007 o ochrane spotrebiteľa a zákon č. 289/2008 o používaní elektronickej registračnej pokladnice.
Faktúra sa väčšinou vystavuje na základe predchádzajúceho dokladu
Vystaveniu faktúry spravidla predchádza objednávka, cenová ponuka, záznam o dohodnutých prácach alebo iná forma zmluvy. Tieto dokumenty slúžia ako podklady k fakturácii a často tvoria prílohu faktúry. Daňový úrad ich môže vyžadovať ako dôkaz o vykonanej fakturácii v prípade kontroly.
Aké náležitosti musia obsahovať jednotlivé doklady?
- Objednávka musí obsahovať údaje odberateľa aj dodávateľa (názov, adresa, IČO, DIČ, kontaktné údaje), predmet dodávky (služba, tovar, názov, množstvo, kúpna cena), dobu, spôsob a miesto dodania, platobné podmienky, prípadne záručné podmienky a podpisy oboch zmluvných strán.
- Cenová ponuka musí obsahovať údaje odberateľa aj dodávateľa (názov, adresa, IČO, DIČ, kontaktné údaje), predmet dodávky (služba, tovar, názov, množstvo, kúpna cena), dátum vystavenia, dátum platnosti cenovej ponuky, podpis dodávateľa a celkovú cenu.
- Zmluva obsahuje náležitosti uvedené v Občianskom zákonníku č. 40/1964 podľa druhu uzavretej zmluvy – zmluva o dielo, autorská zmluva, kúpno-predajná zmluva a iné. Väčšinou sú to rovnaké údaje v hlavičke zmluvy a telo zmluvy tvoria články, ktoré vypovedajú o predmete dodávky, cenových dojednaniach, platobných podmienkach, záručných podmienkach, záverečné ustanovenia a pod.
Pri dodávke tovaru je prílohou faktúry aj dodací list. Často sa využíva aj možnosť, že sa faktúra považuje zároveň aj za dodací list (priamo na faktúre sa uvedie, že slúži ako dodací list) a je v nej rozpísaný predmet dodávky položkovito. Potom už nie je potrebné zvlášť vystavovať dodací list. Ďalšou možnosťou je vystavenie jednej súhrnnej faktúry pre viacero dodacích listov, čo si popíšeme v časti druhy faktúr.
Náležitosti faktúry nie sú pre každého podnikateľa rovnaké
Rozdiel v náležitostiach vo vystavených faktúrach vzniká registráciou pre daň z pridanej hodnoty. Neplatitelia DPH majú vystavovanie faktúr o čosi jednoduchšie.
V oboch prípadoch musí faktúra obsahovať základné náležitosti:
- označenie účastníkov, čiže dodávateľa a odberateľa (pri súkromnej osobe ide o meno a priezvisko, adresu, kontaktné údaje, pri podnikateľovi ide o obchodné meno, sídlo alebo miesto podnikania, IČO, DIČ, platobné údaje),
- označenie registra, v ktorom je dodávateľ zapísaný,
- slovné a číselné označenie,
- peňažnú sumu celkom a za jednu jednotku,
- dátum vyhotovenia dokladu,
- dátum dodania tovaru alebo služby.
Platiteľ DPH navyše na faktúre uvádza:
- IČ DPH oboch strán,
- rozsah a druh dodanej služby alebo druh a množstvo tovaru,
- základ DPH pre obe sadzby
- jednotková cena bez DPH,
- sadzbu DPH
- celková suma.
V určitých špecifických prípadoch, ktoré sú definované zákonom o DPH, musí faktúra obsahovať špecifické formulácie, aby sa jasne uviedlo, aký režim DPH sa na dané plnenie vzťahuje. Tieto formulácie slúžia ako povinný údaj pre daňový úrad, aby bol režim zdaňovania transparentný a správne zaevidovaný.
Kedy a čo na faktúre uviesť?
- „Prenesenie daňovej povinnosti“ – používa sa pri dodaniach, kde zodpovednosť za odvedenie DPH prechádza na príjemcu, napríklad pri dodaní stavebných prác alebo obchodovaní v rámci EÚ.
- „Dodanie je oslobodené od dane“ – platí pri službách alebo tovaroch, ktoré sú podľa zákona oslobodené od DPH, ako napríklad dodanie zdravotníckych pomôcok alebo vývozy mimo EÚ.
- „Úprava zdaňovania prirážky“ – týka sa špecifických oblastí, kde sa DPH nepočíta z celkovej hodnoty plnenia, ale iba z prirážky (rozdiel medzi kúpnou a predajnou cenou). Existuje niekoľko podkategórií:
- „Cestovná kancelária“ – platí pre služby organizované cestovnými kanceláriami.
- „Použitý tovar“ – používa sa napríklad pri predaji ojazdených vozidiel alebo iných použitých predmetov.
- „Umelecké diela“ – vzťahuje sa na obchodovanie s umeleckými predmetmi.
- „Zberateľské predmety a starožitnosti“ – platí pri obchodovaní s predmetmi historickej hodnoty.
Ako vystaviť faktúru?
Podnikateľ si môže vybrať medzi klasickým papierovým spôsobom fakturovania, pričom potrebné tlačivá sú dostupné v kancelárskom sortimente, alebo elektronickým riešením. Väčšina podnikateľov dnes uprednostňuje elektronickú formu – buď si vytvoria vlastnú šablónu v Exceli či Worde podľa dostupných vzorov, alebo využívajú online fakturačné softvéry.
Tieto nástroje sú nielen jednoduché a intuitívne na používanie, ale ponúkajú aj množstvo užitočných funkcií, ako je automatické uchovávanie histórie faktúr, monitorovanie úhrad a upozornenia na omeškané platby.
Dokedy treba vystaviť faktúru?
Lehoty na vystavenie faktúry nám udáva zákon o DPH, to znamená, že sa ním riadi podnikatelia, ktorí sú zároveň platiteľmi DPH. Lehota vystavenia závisí od predmetu dodávky, miesta dodania a sú stanovené v § 72 zákona o DPH nasledovne:
- do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby, prípadne do 15 dní odo dňa prijatia platby pred dodaním tovaru alebo služby, prípadne do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola takáto platba prijatá.
- v prípade, ak ide o cezhraničné dodávané tovary a služby, a to konkrétne dodanie tovaru, ktorý je oslobodený od dane podľa § 43 zákona o DPH alebo dodanie služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1 v inom členskom štáte:
- a) do 15 dní od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bol dodaný tovar oslobodený od dane podľa § 43,
- b) do 15 dní od konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola dodaná služba alebo v ktorom bola prijatá platba pred dodaním služby s miestom dodania podľa § 15 ods. 1. zákona o DPH v inom členskom štáte.
V prípade neplatiteľa DPH zákon nestanovuje termín, dokedy je povinný faktúru vystaviť. Zákon o účtovníctve prikazuje vystavenie účtovného doklad bez zbytočného odkladu, teda hneď po uskutočnení dodávky.
Akú lehotu splatnosti faktúru mám použiť?
Najčastejšie je používaná 14-dňová lehota. Ustanovenie § 340a ods. 1 Obchodného zákonníka nám však umožňuje maximálnu možnú splatnosť 60 dní, ktorá sa počíta odo dňa doručenia faktúry alebo odo dňa, keď dodávateľ dodal tovar/službu, podľa toho, ktorý z týchto dní nastal neskôr.
Prečítajte si podrobný návod, ako vystaví faktúru platiteľ DPH a neplatiteľ DPH.
Ostatné druhy faktúr, ktoré sa používajú
Zálohová faktúra
Zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom. Jej hlavným účelom je minimalizovať riziko nezaplatenia za tovar alebo služby zo strany odberateľa. Žiadny zákon presne neustanovuje, ako má zálohová faktúra vyzerať alebo aké údaje má obsahovať. Pri jej vyhotovení sa však môžete riadiť pravidlami pre faktúry podľa zákona o DPH, čo zabezpečí konzistentnosť a prehľadnosť.
Faktúra k prijatej platbe
Rozlišujeme u platiteľa DPH a neplatiteľa DPH. Neplatiteľ DPH je povinný vystaviť ostrú faktúru až v deň dodania tovaru/služby, nemusí vystavovať k prijatej platbe žiadny ďalší daňový doklad.
Platiteľ DPH je povinný vystaviť ostrú faktúru k prijatej platbe do 15 dní odo dňa prijatia platby alebo do konca kalendárneho mesiaca, v ktorom bola platba prijatá, pričom si musí dať pozor, aby z prijatej platby vypočítal základ DPH a sumu DPH a dátum vystavenia bol zhodný s dátumom prijatia platby.
Zjednodušená faktúra
Zjednodušená faktúra sa používa v špecifických prípadoch, ktoré umožňujú jednoduchšie vystavovanie dokladov. Ide o situácie ako:
- Doklady za tovar alebo služby, ak ich cena vrátane DPH nepresiahne 100 eur.
- Doklady vyhotovené elektronickou registračnou pokladnicou alebo tankovacím automatom pri bezobslužnom čerpaní pohonných látok, za určitých cenových podmienok.
- Doklady alebo oznámenia, ktoré upravujú pôvodnú faktúru a vzťahujú sa na ňu osobitne.
Cenové podmienky pre zjednodušenú faktúru:
- Hodnota v hotovosti nesmie presiahnuť 1 000 eur.
- Pri iných platobných metódach (ako hotovosť) nesmie suma presiahnuť 1 600 eur.
Zjednodušená faktúra nemusí obsahovať všetky bežné údaje, ako sú meno a priezvisko alebo názov príjemcu tovaru či služby, adresa sídla, miesta podnikania, prevádzkarne, bydliska alebo obvyklého pobytu príjemcu, identifikačné číslo pre daň príjemcu, jednotková cena bez dane.
Tento typ faktúry je však možné použiť len pri dodaní v rámci tuzemska.
Súhrnná faktúra
Vystavuje sa za viac samostatných dodaní tovarov/služieb alebo za viac prijatých platieb pred samotným dodaním, pričom súhrnná faktúra môže zahŕňať najviac obdobie jedného kalendárneho mesiaca a musí byť vyhotovená do 15 dní od skončenia kalendárneho mesiaca.
Faktúra za opakované dodávky tovarov a služieb
Tieto faktúry sa týkajú najmä energií, nájomného, lízing, kedy sa vystavuje faktúra za opakované dodávky za určité obdobie s paušálnymi sumami alebo sa vyhotovuje tzv. splátkový kalendár. Deň dodania sa v tomto prípade riadi § 19 ods. 1 a 3 zákona o DPH, ktorým je posledný deň obdobia, na ktoré sa opakovaná dodávka vzťahuje.
Refakturácia
Stav, kedy podnikateľ nadobudnutý tovar alebo služby následne dodáva a fakturuje inému subjektu. Môže byť refakturovaná iba časť prijatej dodávky tovaru/služby alebo celý rozsah.
Opravné faktúry
Tieto faktúry opravujú pôvodný doklad z dôvodu mylného vystavenia, zníženia/zvýšenia ceny, vrátenia/reklamácie dodávky. Zaraďujeme sem dobropis a ťarchopis. Každá opravná faktúra, dobropis aj ťarchopis, musí obsahovať okrem povinných náležitostí faktúry aj poradové číslo pôvodnej faktúry, označenie, že ide o dobropis/ťarchopis, údaje ktoré sa menia, kedy sa vyhotovuje (v deň vrátenia tovaru, čiastočného vrátenia tovaru, v deň reklamácie, v deň zníženia ceny atď), znamienko mínus pri dobropise.
Faktúra v cudzej mene
Pri fakturácii do zahraničia v cudzej mene je vo faktúre uvedená jednotková suma aj celková suma v dohodnutej mene a dodávateľ vystavenú faktúru prepočíta na tuzemskú menu, pričom použije kurz ECB v deň, ktorý predchádza dňu dodania tovaru/služby.
Špecifické prípady fakturácie
Podnikateľ registrovaný podľa § 7a
Podľa § 7a zákona o dani z príjmov pri fakturácii do EÚ za dodanie služieb si podnikateľ musí dať pozor, aby vo faktúre uviedol svoje pridelené IČ DPH a súčasne formulku „prenos daňovej povinnosti“, prípadne sa používa „reverse charge“, aby tomu jednoznačne rozumel aj odberateľ. Musí dodržať lehotu na vystavenie faktúry a tou je do 15. dňa od konca kalendárneho mesiaca po mesiaci, v ktorom službu dodal.
Prechodné položky predstavujú výdavky platené v mene a na účet kupujúceho alebo zákazníka, ktoré požaduje dodávateľ preplatiť. Môžu to byť napr. súdne poplatky. Prechodné položky nie sú predmetom DPH.
Medzi ďalšie špecifické prípady fakturácie, ktoré sú dôležité pre platiteľov DPH sú:
- dodanie nehnuteľnosti v tuzemsku,
- prenájom nehnuteľnosti v tuzemsku,
- stavebné práce,
- použitý tovar,
- cestovné kancelárie,
- dodanie tovaru zahraničnou osobou,
- zásielkový obchod.
Ich úprava spadá pod zákon o DPH.
Porozumejte zákonu o DPH. Online školenie pre začiatočníkov vedie skvelá lektorka Adriana Bielik Petríková, ktorá vám problematiku vysvetlí na reálnych príkladoch z účtovníckej praxe.