Jedna chyba môže znamenať pokutu od Sociálnej poisťovne, nespokojnosť zamestnanca alebo zbytočné administratívne komplikácie. Prejdeme si tie najčastejšie chyby, ktoré sa stávajú pri spracovaní miezd a personalistiky a hlavne, ako sa im vyhnúť.
1. Nesprávne nastavené pracovné zmluvy a chýbajúca dokumentácia
Jednou z častých chýb je, že firmy nemajú v poriadku pracovné zmluvy. Niekedy chýbajú základné náležitosti ako miesto výkonu práce, presná dohodnutá mzda, pracovný čas či typ úväzku. Ešte väčší problém nastáva, keď zamestnanec už pracuje, ale zmluva nie je podpísaná alebo neexistuje písomne. V prípade kontroly z inšpektorátu práce môže ísť o nelegálne zamestnávanie, za ktoré hrozí vysoká pokuta.
Vždy uzatvárajte zmluvy písomne, najneskôr v deň nástupu. Zmluva by mala byť v súlade so Zákonníkom práce a jasne definovať všetky podmienky zamestnania. Nezabudnite na podpísané dohody o hmotnej zodpovednosti či ochrane osobných údajov (GDPR).
2. Neskoré alebo nesprávne prihlásenie zamestnanca do poisťovní
Zamestnávateľ je povinný prihlásiť každého nového zamestnanca do Sociálnej a zdravotnej poisťovne ešte pred začatím výkonu práce. Ak sa to neurobí, môže to mať vážne dôsledky nielen vo forme pokuty, ale aj v prípade, že dôjde k úrazu alebo chorobe zamestnanca.
Okrem neskorého prihlásenia do Sociálnej poisťovne sa objavuje chyba v zle zadanom type pracovného pomeru alebo chýbajúcich údajoch o zamestnávateľovi. Chybou je tiež neodhlásenie zamestnanca po ukončení pracovného pomeru.
Ideálne je používať mzdový softvér, ktorý generuje prihlášky automaticky alebo umožňuje elektronické podanie.
3. Chybne vypočítané mzdy, odvody a príplatky
Jedna z najrizikovejších oblastí je výpočet mzdy. Chyby vznikajú najmä pri zložitých zmenách, napríklad neúplných úväzkoch, PN-kách, čerpaní dovolenky alebo rôznych typoch príplatkov.
Ak zamestnancovi vyplatíte menej, môže to viesť k strate dôvery a sťažnosti. Ak mu vyplatíte viac, chyba môže byť pre firmu finančne náročná, najmä ak sa opakuje.
Zabrániť tomu môže osvedčený mzdový softvér, ktorý zohľadňuje aktuálnu legislatívu a kontroluje výpočty. Pravidelne si overujte správnosť nastavených mzdových schém a majte prehľad o zmenách v Zákonníku práce či daňových zákonoch.
4. Zanedbaná evidencia dovoleniek, PN a dochádzky
Personalistika nie je len o zmluvách, ale aj o dôslednom sledovaní dochádzky, dovoleniek, nemocenských a iných absencií. Ak firma nemá prehľad o tom, kto kedy chýbal a prečo, rýchlo sa dostane do problémov pri výpočte mzdy alebo v prípade kontroly.
Čo býva najčastejšie zanedbané:
- Neaktuálny stav zostatku dovolenky.
- Chýbajúce potvrdenia o práceneschopnosti.
- Evidencia nadčasov alebo neprítomnosti len „od oka“.
Zaveďte jednotný systém evidencie dochádzky a absencií – či už pomocou aplikácie alebo prehľadnej tabuľky. Pravidelne ju aktualizujte a komunikujte so zamestnancami, aby mali jasno v tom, čo je zaevidované.
5. Nepravidelná aktualizácia údajov a nedodržané termíny
Jednou z najčastejších chýb v mzdovej agende je podcenenie pravidelnosti, či už ide o odvody, aktualizáciu údajov zamestnancov alebo termíny výkazov. V mzdovej oblasti nestačí „doriešiť to niekedy“, pretože zmeškaný termín vás môže stáť peniaze aj čas.
Najdôležitejšie termíny v mesiaci, ktoré by ste nemali prehliadnuť
- Do 8. dňa nasledujúceho mesiaca: Odovzdanie mesačných výkazov do zdravotných poisťovní.
- Do 10. dňa nasledujúceho mesiaca: Odovzdanie mesačného výkazu poistného a príspevkov do Sociálnej poisťovne.
- Do 15. dňa nasledujúceho mesiaca: Odvod preddavkov na daň z príjmu zo závislej činnosti.
- Do konca nasledujúceho mesiaca: Podanie prehľadu o zrazených a odvedených preddavkoch na daň z príjmov zo závislej činnosti.
Vytvorte si mzdový kalendár, ideálne digitálny, kde si môžete nastaviť upozornenia na dôležité dátumy pre odvody, výkazy, zúčtovania a aktualizácie. Pre každého zamestnanca si evidujte zmeny (príjem, odhlásenie, PN, zmena bydliska, narodenie dieťaťa atď.), ktoré ovplyvňujú mzdy aj daňové povinnosti. Dôležité je tiež komunikovať so zamestnancami, aby hlásili zmeny včas, a školte ich, aké údaje musia oznámiť.
6. Výplata mešká alebo je vyplatená bez výplatnej pásky
V Zákonníku práce je jasne uvedené, že mzda musí byť vyplatená najneskôr do konca nasledujúceho mesiaca po výkone práce. To znamená, že za júnovú mzdu by mal zamestnanec dostať výplatu najneskôr 31. júla.
Ak zamestnávateľ mešká s výplatou alebo nedodá výplatnú pásku, riskuje nielen nespokojnosť zamestnanca, ale aj podnet na inšpektorát práce. Výplatná páska pritom nemusí byť papierová, no musí obsahovať základné údaje o mzde, odvodoch a odpočtoch.
7. Nesledovanie ePN – elektronickej práceneschopnosti môže ovplyvniť výpočet mzdy aj odvody
Aj keď je práceneschopnosť dnes riešená výhradne elektronicky (ePN), neznamená to, že s ňou zamestnávateľ nemusí nič robiť. Naopak, je povinný sledovať ePN cez e-Služby Sociálnej poisťovne.
Častou chybou je, že účtovník nezaregistruje začiatok alebo koniec PN včas. Výsledkom môže byť nesprávne vypočítaná mzda (napríklad zamestnancovi je vyplatená plná mzda, hoci bol časť mesiaca práceneschopný) alebo chybný výkaz do Sociálnej poisťovne, čo neskôr vedie k zisteniam pri kontrole alebo k rozdielom v odvodoch.
Rovnako dôležité je správne zohľadniť PN pri výpočte dovolenky, vymeriavacích základov a náhrad mzdy, najmä ak PN prechádza cez viac účtovných období alebo ak sa zamestnanec vracia do práce v polovici mesiaca.
8. Zamestnanec nenahlási dieťa a firma neuplatní daňový bonus
Jedna z najčastejších praktických chýb: zamestnanec má dieťa, ale zabudne ho nahlásiť včas alebo nedodá potrebné doklady (napríklad rodný list či potvrdenie o návšteve školy). Výsledkom je, že účtovník daňový bonus neuplatní, čo znižuje čistú mzdu zamestnanca.
Zamestnávateľ môže bonus uplatniť spätne až pri ročnom zúčtovaní, ale ak zamestnanec zmešká termín, o možnosť ročného zúčtovania prichádza a musí podať daňové priznanie sám.
9. Chýbajúce alebo oneskorené ročné zúčtovanie dane
Ročné zúčtovanie dane je povinnosťou zamestnávateľa, ak ho o to zamestnanec písomne požiada. Mzdový účtovník ho musí vypracovať najneskôr do 31. marca, inak hrozí, že zamestnanec nestihne termíny daňového priznania alebo príde o možnosť uplatniť si odpočty.
10. Neaktuálne údaje v registri zamestnancov (adresy, čísla účtov, rodinný stav)
V praxi sa bežne stáva, že zamestnanec zmení adresu, priezvisko, číslo účtu alebo rodinný stav a túto informáciu neoznámil HR oddeleniu. Ak účtovníci nemajú tieto údaje aktualizované, môžu vzniknúť chyby vo výplate, nedoručenie dokumentov alebo chybné údaje v prehľadoch pre poisťovne či daňový úrad.
Ak napríklad zamestnancovi zmeníte číslo účtu, ale výplata odíde na ten starý, banka vám síce peniaze vráti, ale dôvera je naštrbená a oneskorenie vo výplate sa nedá ospravedlniť „technickou chybou“.
Zamestnancov pravidelne (napríklad 1–2× ročne) vyzvite, aby aktualizovali osobné údaje. Pri nástupe do zamestnania si nastavte systém, v ktorom bude mať každý záznam aj dátum poslednej aktualizácie. Využívajte jednoduchý online formulár alebo GDPR súhlas na aktualizáciu údajov.
11. Nesprávna aplikácia minimálnych mzdových nárokov podľa stupňa náročnosti práce
Aj keď je minimálna mzda známa a pravidelne aktualizovaná, v praxi býva častou chybou jej zle nastavené násobenie podľa stupňa náročnosti práce (od 1 po 6). Mnoho účtovníkov sa automaticky riadi minimálnou mzdou bez toho, aby preverili, či je konkrétna pozícia správne zaradená.
Ak zamestnávateľ nevypláca minimálny mzdový nárok podľa Zákonníka práce, môže to byť kvalifikované ako mzdový nedoplatok a pri kontrole to môže znamenať aj sankcie spätne.
Príklad: Účtovník nastaví predavačke mzdu na úrovni 1. stupňa, ale v skutočnosti obsluhuje pokladňu, zodpovedá za hotovosť a inventúru, teda mala byť v 2. stupni. Chýbajúce desiatky eur mesačne sa pri kontrole násobia rokmi.
12. Nesprávne nastavenie dohôd o prácach mimo pracovného pomeru (DPP, DPČ)
Dohody o vykonaní práce vyzerajú na prvý pohľad jednoducho, no práve pri nich vzniká množstvo chýb od nesprávne nastaveného počtu hodín, cez opakujúce sa zmluvy bez evidencie dôvodnosti, až po nezohľadnenie výnimiek pri odvodoch.
Chyby, ktoré sa často vyskytujú:
- Zamestnanec má viaceré dohody a prekročí odvodový limit.
- Na DPP sa nesleduje výška zárobku (príjem nad 200 € mesačne podlieha poisteniu).
- Zmluva neobsahuje presne vymedzený rozsah prác a tým pádom nespĺňa požiadavky Zákonníka práce.
Sociálna poisťovňa pri kontrole spätne vyčísli odvody aj s penále, a to aj niekoľko rokov dozadu.
13. Chybné nastavenie alebo nesledovanie zrážok zo mzdy (exekúcie, výživné, prednostné pohľadávky)
Skúsení účtovníci vedia, že pri exekúciách nejde len o správny výpočet zrážky, ale aj o určenie správneho poradia, dodržiavanie priorít a aktuálnosť údajov.
Typické chyby:
- Neskorá alebo opomenutá exekúcia po doručení rozhodnutia.
- Zrážky sa počítajú zle (napríklad nezohľadnené životné minimum, počet detí, druh zrážky).
- Zamestnanec má viacero zrážok, ale nie je dodržané zákonné poradie.
Zamestnávateľ je v prípade chyby zodpovedný za zle zrazenú čiastku a môže mu vzniknúť zodpovednosť voči oprávnenému.
14. Nesprávne určenie príjmu, ktorý vstupuje do vymeriavacieho základu na odvody
Nie každý výdavok na zamestnanca musí vstupovať do vymeriavacieho základu. No práve tu často vznikajú nedorozumenia, pretože niektoré odmeny, benefity alebo príspevky sú oslobodené, iné nie.
Typické chyby:
- Príspevok na stravu z účelovej karty sa zaradí ako oslobodený aj po prekročení zákonnej výšky.
- Odmena za odporúčanie nového kolegu sa nezahrnie do základu dane.
- Vyplatený 13. plat sa zúčtuje ako neperiodická odmena, hoci má byť súčasťou mzdy.
15. Neaktuálne sadzby pri výpočte náhrad (stravné, pracovné cesty, cestovné náhrady)
Pri výpočte stravného alebo cestovných náhrad za služobné cesty je nutné sledovať pravidelné aktualizácie sadzieb. V praxi sa však často stáva, že sa používa sadzba z predchádzajúceho roka, pretože mzdový softvér ju neaktualizoval automaticky alebo si to účtovníčka nevšimla.
Zamestnanec môže byť krátený na náhrade alebo naopak môže dostať viac, než povoľuje zákon, čo sa pri daňovej kontrole považuje za neoprávnený daňový náklad.
Prevencia je lacnejšia ako oprava chýb
Mzdy a personalistika vyžadujú systém, presnosť a priebežnú starostlivosť. Chyby sa v tejto oblasti rýchlo prejavia, či už ako pokuta, nespokojný zamestnanec alebo zlá reputácia firmy. Dobrou správou je, že väčšine chýb sa dá predísť.
Ak vás zaujíma mzdová agenda alebo si potrebujete obnoviť/rozšíriť svoje vedomosti, aktuálne máme otvorené prihlasovanie na termíny kurzov mzdového účtovníctva pre začiatočníkov i pokročilých. Vzdelávať vás budú skvelí lektori s dlhoročnými skúsenosťami s vedením mzdovej agendy v rôznych spoločnostiach.