Ako dlho archivovať účtovné doklady a dokumenty
Dĺžku archivácie účtovných dokladov a súvisiacich dokumentov ovplyvňuje § 35 zákona o účtovníctve, ako aj iné zákony.
Účtovná závierka sa musí archivovať 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týka.
Účtovné doklady sa musia podľa zákona o účtovníctve archivovať po dobu 5 rokov, ale podľa zákona o DPH sa vyžaduje doba archivácie po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú a uplatní sa táto dlhšia lehota. Rôzne súčasti mzdovej dokumentácie sa archivujú niekoľko desiatok rokov.
Prečítajte si: Najpoužívanejšie účtovné doklady: ich úloha v účtovníctve a náležitosti
Pravidlá archivácie
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu.
Od 1. januára 2022 vstúpila do platnosti novela zákona o účtovníctve, ktorá podnikateľom zjednoduší archiváciu dokumentov. Novela prináša zjednodušenie v prevádzaní účtovných dokladov z papierovej podoby do elektronickej. Umožňuje doklady skenovať bez nutnosti použitia takzvanej zaručenej konverzácie.
Podnikatelia už nemusia doklady uchovávať v papierovej podobe a môžu ich archivovať len v elektronickej podobe. V tomto prípade je potrebné zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred zničením, poškodením, zneužitím, neoprávneným zásahom do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Pri porušení pravidiel archivácie hrozí účtovnej jednotke pokuta v závislosti od závažnosti porušenia zákona. Dokonca pri opakovanom zistení spáchania správnych deliktov môže daňový úrad podať podnet na zrušenie živnostenského oprávnenia.
Likvidácia účtovných dokumentov
Proces vyradenia účtovných dokumentov upravuje § 20 zákona o archívoch a registratúrach. Zbavenie sa už nepotrebných dokladov pozostáva z:
- prípravy vyraďovacieho konania,
- vyraďovacieho konania samotného.
V procese vyraďovania účtovná jednotka vypracuje návrh s uvedením dokumentov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a tieto navrhnúť na odovzdanie do archívu a ktoré sú bez trvalej dokumentárnej hodnoty a možno ich zničiť.
Vypracovaný návrh účtovná jednotka predloží štátnemu archívu, ktorý ho preskúma. Ak je všetko v poriadku, rozhodne o tom, ktoré účtovné doklady a dokumenty sa môžu zničiť a ktoré sa majú odovzdať na trvalú archiváciu. Náklady na zničenie a odovzdanie znáša účtovná jednotka. Ak nedodrží zákonom ustanovený postup, hrozí jej pokuta až do výšky 33 193 eur.