Kto je povinný dokumenty archivovať?
Všetci podnikatelia patriaci do II. alebo III. kategórie pôvodcov registratúry (podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach).
Pre prehľad existujú tieto kategórie pôvodcov registratúry:
- pôvodca registratúry I. kategórie: štátne orgány, orgány územnej samosprávy, ministerstvá, úrady, obce, ai.,
- pôvodca registratúry II. kategórie: všetci, ktorí vykazujú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, podľa rozhodnutia Ministerstva vnútra Slovenskej republiky,
- pôvodca registratúry III. kategórie: podnikatelia, z ktorých činnosti nevznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou.
To, do ktorej z vyššie uvedených skupín každý podnikateľ patrí, posudzuje miestny príslušný štátny archív na základe žiadosti o posúdenie registratúrnych záznamov, ktorú podnikateľ predloží. Podnikatelia patriaci do II. kategórie pôvodcov registratúry sa riadia lehotami archivácie príslušných dokumentov, ktoré sú definované v ich registratúrnom pláne, ktorý schválil štátny archív. Väčšina podnikateľov však patrí do skupiny pôvodcov registratúry III. kategórie a je potrebné, aby zákonné lehoty archivácie svojich dokumentov poznali a riadili sa nimi.
Štátny archív v Prešove - sídlo archívu:
- Slovenská 40, 080 01 Prešov
- 051/773 30 05, 051/758 19 36
- 051/773 11 84
Ako dlho archivovať účtovné doklady a dokumenty?
Podľa typov dokumentov existujú rôzne zákonné lehoty na ich archiváciu:
Archivácia po dobu 10 rokov
- Účtovné záznamy: Archivácia účtovných dokladov, účtovných kníh, účtovnej závierky, výročnej správy, výkazov, inventúrnych súpisov, účtovných záznamov týkajúcich sa spôsobu vedenia účtovníctva a ďalších účtovných záznamov je nevyhnutná po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú (podľa § 35 ods. 3 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov).
- Daňové doklady: Taktiež platcovia DPH sú povinní uchovávať podrobné záznamy týkajúce sa dodaného a prijatého tovaru a služieb po dobu 10 rokov od konca kalendárneho roka, ktorého sa týkajú. (podľa § 70 ods. 10 zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v znení neskorších predpisov)
- Evidencia zamestnancov na účely zdravotného poistenia: Zamestnávateľ je povinný uchovávať podrobnú evidenciu o zamestnancoch na účely zdravotného poistenia tiež po dobu 10 rokov (podľa § 24 písm. e) zákona č. 580/2004 Z. z. o zdravotnom poistení v znení neskorších predpisov).
Archivácia po dobu 20 rokov
- Zdravotná dokumentácia: Táto lehota sa týka iba lekárov, ktorí sú povinní uchovávať zdravotnú dokumentáciu po dobu 20 rokov po smrti svojho pacienta (podľa zákona č. 576/2004 Z. z. o zdravotnej starostlivosti, službách súvisiacich s poskytovaním zdravotnej starostlivosti a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov).
Archivácia po dobu 50 rokov
- 50 rokov je zákonná lehota na archiváciu mzdových listov
Archivácia po dobu 70 rokov
- 70 rokov od narodenia zamestnanca je zákonná lehota na uloženie osobných spisov
Prečítajte si: Najpoužívanejšie účtovné doklady: ich úloha v účtovníctve a náležitosti
Aké sú pravidlá archivácie účtovných dokladov a dokumentov?
Účtovná jednotka je povinná zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, zničeniu alebo poškodeniu.
Od 1. januára 2022 vstúpili do platnosti jednoduchšie pravidlá v prevádzaní účtovných dokladov z papierovej podoby do elektronickej. Umožňuje doklady skenovať bez nutnosti použitia takzvanej zaručenej konverzácie.
Podnikatelia už nemusia doklady uchovávať v papierovej podobe a môžu ich archivovať len v elektronickej podobe. V tomto prípade je potrebné zabezpečiť ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred zničením, poškodením, zneužitím, neoprávneným zásahom do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Pri porušení pravidiel archivácie hrozí účtovnej jednotke pokuta v závislosti od závažnosti porušenia zákona. Dokonca pri opakovanom zistení spáchania správnych deliktov môže daňový úrad podať podnet na zrušenie živnostenského oprávnenia.
Ako likvidovať dokumenty?
Proces vyradenia účtovných dokumentov upravuje § 20 zákona o archívoch a registratúrach a záleží na tom, či sa podnikateľ nachádza v II. alebo III. kategórii pôvodcov registratúry.
Podnikateľ II. kategórie potrebuje na vyradenie dokumentov vznikajúcich z jeho činnosti súhlas Ministerstva vnútra Slovenskej republiky prostredníctvom štátneho archívu, hoci už uplynula lehota ich uloženia, ktorá je uvedená v ich registratúrnom pláne, ktorý im schválil štátny archív. Tomuto procesu sa hovorí vyraďovacie konanie.
Zbavenie sa už nepotrebných dokladov pozostáva z:
- prípravy vyraďovacieho konania,
- vyraďovacieho konania samotného.
V procese vyraďovania účtovná jednotka vypracuje návrh s uvedením dokumentov, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu a tieto navrhnúť na odovzdanie do archívu a ktoré sú bez trvalej dokumentárnej hodnoty a možno ich zničiť.
Vypracovaný návrh účtovná jednotka predloží štátnemu archívu, ktorý ho preskúma. Ak je všetko v poriadku, rozhodne o tom, ktoré účtovné doklady a dokumenty sa môžu zničiť a ktoré sa majú odovzdať na trvalú archiváciu. Náklady na zničenie a odovzdanie znáša účtovná jednotka. Ak nedodrží zákonom ustanovený postup, hrozí jej pokuta až do výšky 33 193 eur.
Podnikateľ III. kategórie (čo je väčšina podnikateľov na Slovensku), môže svoje dokumenty vyradiť sám, bez súhlasu úradov, ale je potrebné, aby sa riadil zákonnými lehotami na uchovávanie týchto dokumentov.
Najbezpečnejším a najčastejším spôsobom likvidácie dokumentov je ich skartovanie. Je však odporúčané, aby si podnikatelia viedli záznamy dokumentov, ktoré sa budú vyraďovať, a aby sa k likvidácii týchto dokumentov vyjadrili aj ostatné osoby vo firme, ktorých sa tieto dokumenty týkajú (účtovník, personalista, marketing a pod.).