Keď ide o účtovníctvo, podnikatelia si často lámu hlavu nad tým, či im stačí jednoduché účtovníctvo, alebo by mali prejsť na podvojné. Každá z týchto sústav účtovania má svoje plusy aj mínusy. Rozhodnutie závisí najmä od toho, akú veľkú firmu máte, koľko transakcií riešite a akú mieru prehľadnosti potrebujete.
Jednoduché vs. podvojné účtovníctvo: Aký je medzi nimi rozdiel?
Jednoduché účtovníctvo sleduje hlavne príjmy a výdavky. Môžu ho viesť len fyzické osoby (živnostníci, slobodné povolania, samostatne hospodáriaci roľníci) a niektoré neziskové organizácie. V jednoduchom účtovníctve je dôležitý aj hotovostný princíp – to znamená, že do účtovníctva sa zaznamenajú len tie príjmy a výdavky, ktoré reálne prebehli (napríklad až keď peniaze dorazia na účet, nie keď sa vystaví faktúra).
Podnikateľ v jednoduchom účtovníctve eviduje:
- príjmy – všetko, čo firma zarobí (napríklad platby od zákazníkov),
- výdavky – náklady na prevádzku podnikania (napríklad nákup materiálu, energie, mzdy),
- zásoby, majetok a záväzky sa vedú len v pomocnej evidencii, nie priamo v účtovníctve.
Príklad
Živnostník Martin prevádzkuje malú kaviareň. Každý mesiac eviduje svoje príjmy (predaj kávy a zákuskov) a výdavky (nákup kávy, nájom, energie). Nemá veľké množstvo pohľadávok ani záväzkov, a preto mu stačí jednoduché účtovníctvo, ktoré mu poskytuje prehľad o tom, koľko zarobil a koľko minul.
Prečítajte si: Proces prechodu zo živnosti na s.r.o.: aké povinnosti vás neminú?
Podvojné účtovníctvo je komplexnejší systém založený na tzv. dvojitom zápise. To znamená, že každá transakcia sa zaznamenáva dvakrát – na dvoch rôznych účtoch (napríklad ak firma nakúpi tovar, v účtovníctve sa to prejaví ako pokles peňazí a zároveň ako zvýšenie zásob).
Podvojné účtovníctvo je povinné pre všetky právnické osoby (s.r.o., a.s.) bez ohľadu na výšku ich obratu, pretože sú samostatnými právnymi subjektmi s oddeleným majetkom od svojich zakladateľov. Tento systém im dáva kontrolu nad financiami, sleduje majetok, záväzky aj cash flow a zároveň zabezpečuje transparentnosť voči daňovým úradom, bankám či obchodným partnerom. Vďaka dvojitému zápisu pomáha predchádzať chybám a podvodom, čím chráni nielen firmu, ale aj jej veriteľov.
Právnické osoby majú tiež zákonnú povinnosť zostavovať účtovnú závierku, ktorá poskytuje jasný prehľad o ich hospodárení a je verejne dostupná. Nie je to len byrokratická povinnosť – podvojné účtovníctvo je nástroj, ktorý firmám pomáha udržať si prehľad, dôveryhodnosť a finančnú stabilitu.
Dobrovoľne ho môžu viesť aj niektorí živnostníci, ktorí chcú mať detailnejší prehľad o svojom podnikaní alebo potrebujú úvery či investorov.
Na rozdiel od jednoduchého účtovníctva, podvojné účtovníctvo sleduje aj:
- majetok firmy (napríklad stroje, zariadenia, nehnuteľnosti),
- pohľadávky (faktúry, ktoré vystavila zákazníkom a ešte neboli zaplatené),
- záväzky (dlhy voči dodávateľom, bankám, zamestnancom),
- náklady a výnosy (účtujú sa aj vtedy, keď ešte neboli reálne zaplatené).
Príklad
Spoločnosť TechSoft s.r.o. vyvíja softvérové riešenia pre firmy. Každý mesiac vystavuje faktúry klientom, ale niektoré sú splatné až o 60 dní. Okrem toho firma platí výplaty zamestnancom, leasing na kancelárske priestory a spláca úver v banke. Podvojné účtovníctvo jej umožňuje sledovať, koľko peňazí má reálne k dispozícii, koľko jej ešte dlžia klienti a aké má záväzky.
Výhody podvojného účtovníctva
Jednou z najväčších výhod podvojného účtovníctva je presnosť a komplexný finančný prehľad. Táto sústava účtovania zaznamenáva všetky pohyby financií – nielen príjmy a výdavky, ale aj pohľadávky, záväzky, majetok a náklady. Vďaka tomu má podnikateľ jasný obraz o svojom hospodárení a môže lepšie plánovať cash flow.
Podvojné účtovníctvo tiež umožňuje podnikom detailne analyzovať, ktoré aktivity sú ziskové a ktoré generujú len náklady. Každá transakcia sa zaznamenáva tak, že je možné presne identifikovať, aké príjmy pochádzajú z konkrétnych produktov či služieb a aké výdavky sú s nimi spojené. Podnikatelia tak môžu jednoduchšie optimalizovať náklady, identifikovať neefektívne oblasti a lepšie nastaviť cenotvorbu.
Vďaka princípu dvojitého zápisu podvojné účtovníctvo výrazne znižuje riziko chýb a nezrovnalostí. Keďže každá transakcia sa zaznamenáva na dvoch rôznych účtoch, nezrovnalosti sa dajú rýchlo identifikovať a opraviť.
Nevýhody podvojného účtovníctva
Podvojné účtovníctvo je síce presné a komplexné, no jeho vedenie si vyžaduje viac administratívy a odborných znalostí. Na rozdiel od jednoduchého účtovníctva, kde stačí evidovať príjmy a výdavky, tu je potrebné dôsledne kategorizovať transakcie, sledovať záväzky, pohľadávky a majetok, a zároveň dodržiavať účtovné pravidlá.
S vyššou komplexnosťou prichádzajú aj vyššie náklady. Kým jednoduché účtovníctvo si mnohí živnostníci dokážu spravovať sami, podvojné účtovníctvo vo väčšine prípadov vyžaduje účtovníka alebo účtovnú firmu. Navyše, ak firma rastie a počet transakcií sa zvyšuje, náklady na správu účtovníctva môžu narastať. Investícia do účtovníckeho softvéru síce môže niektoré procesy uľahčiť, no aj tá predstavuje ďalšie výdavky.
Ďalším faktorom je časová náročnosť. Záznamy musia byť pravidelne aktualizované, každá transakcia musí byť správne zaúčtovaná a na konci každého účtovného obdobia musí firma zostaviť účtovnú závierku. Okrem toho je nutné v predpísaných termínoch podávať výkazy a neustále sledovať legislatívne zmeny. Pre malé firmy s obmedzenými personálnymi kapacitami to môže znamenať menej času na rozvoj podnikania, keďže veľká časť energie ide do papierovačiek.
Naučte sa viesť jednoduché účtovníctvo a prihláste sa na akreditovaný kurz so skvelými lektormi. Víkendové, dopoludňajšie i večerné termíny – nájdite si ten, kedy vám to najviac vyhovuje.
Kedy sa oplatí prejsť na podvojné účtovníctvo?
Toto sú najčastejšie situácie, v ktorých môže byť podvojné účtovníctvo výhodnejšou voľbou.
1. Ak plánujete rast podnikania
Čím má firma viac zákazníkov, transakcií a obchodných vzťahov, tým je dôležitejšie mať presné účtovníctvo. Pri rozšírení podnikania rastie nielen počet príjmov a výdavkov, ale aj pohľadávok (nezaplatených faktúr od klientov) a záväzkov (dlhov voči dodávateľom). Podvojné účtovníctvo vám umožní sledovať, koľko peňazí ešte očakávate, aké máte výdavky a na čo sa musíte pripraviť.
2. Ak chcete získať úver alebo investora
Banky a investori potrebujú vidieť jasný obraz o hospodárení firmy, aby mohli posúdiť jej finančnú stabilitu a schopnosť splácať záväzky. Pri žiadosti o úver alebo pri hľadaní investora sa preto nezaobídete bez podrobných účtovných výkazov, ako sú súvaha a výkaz ziskov a strát.
3. Ak začínate obchodovať s väčšími firmami
Veľké spoločnosti často spolupracujú len s partnermi, ktorí vedú podvojné účtovníctvo. Dôvod je jednoduchý – pri vyšších sumách a dlhších splatnostiach potrebujú mať istotu, že ich obchodný partner má prehľad o svojich financiách a je schopný splniť svoje záväzky.
4. Ak chcete mať lepší prehľad o financiách
Podvojné účtovníctvo vám dáva možnosť sledovať všetky finančné toky – nielen príjmy a výdavky, ale aj to, aké máte záväzky, koľko peňazí vám dlžia zákazníci a aký je celkový stav vášho majetku. Vďaka tomu môžete presnejšie plánovať cash flow, predchádzať finančným problémom a lepšie riadiť svoje podnikanie.
Naučíme viesť podvojné účtovníctvo aj úplných začiatočníkov. Skvelí lektori a lektorky, množstvo príkladov z ich dlhoročnej účtovníckej praxe, možnosť pýtať sa a porozumieť tým oblastiam, ktoré sú pre vás najväčšia výzva. Prezenčné aj online kurzy, dopoludnia, večer i cez víkend – vyberajte z množstva termínov.
Ako sa pripraviť na prechod na podvojné účtovníctvo?
Ak ste doteraz fungovali na jednoduchom účtovníctve a čaká vás prechod na podvojné, môže to pôsobiť ako veľká zmena. Viac evidencie, viac papierovačiek a viac pravidiel, ktoré treba dodržiavať. Dobrá správa je, že keď si všetko správne nastavíte hneď na začiatku, ušetríte si veľa starostí do budúcna. Ideálne je začať konzultáciou so skúseným účtovníkom alebo daňovým poradcom. Nechajte si vysvetliť, na čo si dať pozor, aké máte povinnosti a ako si nastaviť účtovné procesy tak, aby ste sa vyhli chybám.
Ak si chcete účtovníctvo robiť sami, potrebujete si vybrať účtovnícky softvér. Pri výbere zvážte nielen cenu, ale aj funkcie, jednoduchosť používania a zákaznícku podporu. Ak nemáte skúsenosti s účtovníctvom, externý účtovník alebo účtovná firma sa postará o všetko za vás.
Nezabudnite si tiež správne nastaviť účtovné zásady. To znamená, že musíte mať jasno v tom, ako budete evidovať majetok či záväzky a aké pravidlá budete používať pri odpisovaní majetku.
A napokon – nezabudnite na účtovné doklady. V podvojnom účtovníctve nestačí len sledovať pohyby na účte, všetko musí byť podložené faktúrami, zmluvami alebo inými dokladmi. Uistite sa, že máte systém na ich uchovávanie a archiváciu. V prípade daňovej kontroly vám to môže ušetriť kopec nervov.