Aj keď sa to môže zdať ďaleko, realita je taká, že firmy, ktoré sa začnú pripravovať včas, si v budúcnosti ušetria starosti, meškania aj zbytočné chyby. Navyše, pri správne nastavenej e-fakturácii môžu ušetriť aj peniaze.
Koho bude týkať povinnosť elektronickej fakturácie?
Od 1. januára 2027 sa na Slovensku menia pravidlá vystavovania faktúr. Pre všetkých platiteľov DPH sa stane povinnosťou fakturovať výlučne elektronicky cez nový štátny systém s názvom IS EFA (Informačný systém elektronickej fakturácie). Ak teda vystavujete faktúry v mene svojej eseročky či inej právnickej osoby registrovanej pre DPH, táto zmena sa týka aj vás.
E-fakturácia nebude len o tom, že faktúru vytvoríte v Exceli a pošlete e-mailom ako PDF. Od roku 2027 bude musieť každá faktúra prejsť cez systém Finančnej správy, podobne, ako firmy podávajú daňové priznania cez portál finančnej správy. IS EFA overí faktúru, pridelí jej identifikačný kód a zaeviduje ju v centrálnej databáze. Až potom sa považuje za oficiálne vystavenú.
E-faktúra bude povinná pre
- všetkých platiteľov DPH (aj mikrofirmy, ak sú registrované),
- firmy, ktoré vystavujú faktúry subjektom verejnej správy, napríklad aj fakturácia obciam, školám či štátnym inštitúciám,
- neskôr sa očakáva, že sa systém otvorí aj pre neplatiteľov DPH (najprv dobrovoľne, neskôr možno aj povinne).
Ak teda dnes vystavujete faktúry v jednoduchom softvéri alebo v šablóne Wordu a nemáte priamu integráciu na štátny systém, budete musieť zmeniť svoj spôsob fakturácie.
Táto povinnosť sa nebude týkať súkromných osôb, ktoré si niečo objednajú ako koncoví spotrebitelia. E-faktúry budú povinné len medzi podnikateľskými subjektmi, teda v tzv. B2B (business-to-business) prostredí.
Ako bude elektronická fakturácia fungovať v praxi?
Elektronická faktúra podľa nového systému nie je len faktúra zaslaná e-mailom. Ide o štruktúrovaný dátový súbor vo formáte XML, ktorý bude prechádzať cez štátny systém IS EFA. Práve ten overí jej správnosť, zaeviduje ju a pridelí jej jedinečné identifikačné číslo. Až potom ju bude možné poslať odberateľovi.
Pre lepšiu predstavu si to ukážme na príklade:
- Krok 1: Vytvoríte faktúru vo svojom účtovnom alebo fakturačnom softvéri. Ten by mal byť napojený na IS EFA.
- Krok 2: Softvér odošle faktúru na overenie do IS EFA. Systém skontroluje, či je v správnom formáte, či obsahuje všetky povinné náležitosti a či sa nevyskytujú chyby (napríklad nesprávne IČO, neexistujúce DIČ alebo neaktuálna suma DPH).
- Krok 3: Ak je faktúra v poriadku, systém jej pridelí identifikačné číslo faktúry (IDF) a zaeviduje ju. Tento kód je dôkazom, že faktúra je oficiálne „v systéme“.
- Krok 4: Až po tomto potvrdení môžete faktúru poslať klientovi, buď ako štruktúrovaný XML súbor, alebo ako bežné PDF s pripojeným IDF kódom. To, či ju klient dokáže spracovať automaticky alebo len vizuálne, závisí od jeho vlastného systému.
Znamená to, že žiadna faktúra nebude môcť byť vystavená „len tak na kolene“ a bez prechodu cez štátny systém nebude platná.
Čo to pre podnikateľa znamená?
- Budete potrebovať softvér, ktorý umožňuje export dát do štátom požadovaného formátu.
- Fakturácia sa síce mierne spomalí, ale prinesie vyššiu transparentnosť a elimináciu chýb.
- Odpadne povinnosť zasielať faktúry Finančnej správe dodatočne, keďže všetky budú automaticky zaevidované.
Aj keď sa to môže zdať ako komplikácia, ide o krok smerom k digitalizácii a zjednodušeniu kontrolných procesov. Podnikateľ si už nebude musieť spätne dohľadávať faktúry pri daňovej kontrole, pretože všetko bude v štátnom systéme.
Aké výhody a nevýhody prinesie e-fakturácia?
Zavedenie povinnej elektronickej fakturácie môže pôsobiť ako ďalšia administratívna záťaž. No podobne ako pri iných digitalizačných krokoch, aj tu záleží na tom, z akého uhla pohľadu sa na to pozrieme. Pre niekoho to znamená viac práce, pre iného možnosť, ako si zautomatizovať firemné procesy a získať lepší prehľad o financiách.
Výhody pre firmy
Zníženie chybovosti pri vystavovaní faktúr
Keďže každá faktúra bude prechádzať cez kontrolný systém štátu, skôr sa odhalia formálne chyby, ako nesprávne IČO, chýbajúce údaje, či nepresné sadzby DPH. To môže zabrániť chybám, ktoré by inak mohli viesť k zbytočným opravám, oneskoreným úhradám alebo sankciám.
Jednoduchšie daňové kontroly
Keďže všetky faktúry budú mať pridelené IDF a budú uložené v centrálnom systéme, kontrola z daňového úradu môže prebehnúť oveľa rýchlejšie bez potreby manuálneho predkladania faktúr či ich opätovného zasielania.
Transparentnosť a prehľad o podnikových financiách
Elektronická fakturácia často vedie firmy k tomu, aby si upratali v systémoch. To znamená lepší prehľad o tom, čo bolo vystavené, čo bolo zaplatené a čo ešte čaká na úhradu. To je dôležité najmä pre podniky s vyšším objemom transakcií.
Zjednodušenie cezhraničných transakcií (v budúcnosti)
Do budúcna sa počíta s možnosťou, že slovenský systém IS EFA bude kompatibilný s európskym riešením pre e-fakturáciu. To by firmám uľahčilo obchodovanie v rámci EÚ bez potreby ručného prepisovania údajov.
Nevýhody, ktoré si treba uvedomiť
Počiatočné náklady na technické prispôsobenie
Firmy, ktoré dnes vystavujú faktúry „ručne“ alebo cez nekompatibilné riešenia, budú musieť prejsť na softvér, ktorý zvládne komunikáciu s IS EFA. To môže znamenať finančnú investíciu aj zaškolenie ľudí.
Potreba dôslednejšej prípravy údajov
Keďže systém bude kontrolovať správnosť údajov, nebude možné posielať „nanečisto“ či neúplné faktúry. Dôraz sa tak prenesie aj na kvalitu vstupných údajov – adresy, identifikátory, sadzby.
Závislosť od technického riešenia
Ak dôjde k výpadku systému, môže to na chvíľu zastaviť fakturáciu. Preto bude dôležité vybrať si spoľahlivý softvér a sledovať aktualizácie zo strany Finančnej správy.
Čo môžu podnikatelia urobiť už dnes?
Aj keď začiatok povinnej e-fakturácie sa predpokladá 1. január 2027, prípravu na ňu sa nevyplatí odkladať. Na rozdiel od legislatívnych noviniek, máme stále čas, ktorý sa dá využiť rozumne. Čím skôr sa začnete pripravovať, tým menšie riziko, že vás v roku 2027 niečo zaskočí.
1. Skontrolujte si, ako fakturujete dnes
Základom je pozrieť sa pravde do očí. Cez čo vystavujete faktúry? Je váš fakturačný softvér pripravený na prechod na e-faktúru? Alebo fakturujete v Exceli a PDF posielate e-mailom? Ak je váš nástroj jednoduchý, ale nekompatibilný s IS EFA, bude potrebné buď prejsť na nový systém, alebo zabezpečiť jeho rozšírenie.
2. Komunikujte s dodávateľom softvéru
Väčšina popredných dodávateľov účtovného a fakturačného softvéru (napríklad SuperFaktúra, iDoklad, Pohoda či OMEGA) už dnes sleduje vývoj okolo IS EFA. Niektorí už oznámili, že budú pripravovať priamu integráciu.
Zistite si:
- Aké riešenie pripravuje dodávateľ pre IS EFA?
- Bude prechod automatický alebo spojený s dodatočným poplatkom?
- Ako bude prebiehať testovanie?
3. Sledujte novinky a zapojte sa do pilotnej fázy
Finančná správa plánuje spustiť dobrovoľnú fázu testovania IS EFA už v priebehu roka 2025. Ak máte záujem byť pripravení vopred (a zároveň si overiť, ako to celé funguje v praxi), môžete sa zapojiť a zbierať skúsenosti skôr, než príde povinnosť.
4. Nečakajte, kým bude neskoro
Možno vám doteraz faktúry vyhovovalo vystavovať „po starom“, ale realita je taká, že e-fakturácia nie je len nová forma faktúry. Je to nový systém výmeny dát, ktorý zasiahne všetkých: od malých živnostníkov až po veľké spoločnosti. Príprava teda neznamená len technickú zmenu, ale aj premýšľanie nad vnútornými procesmi, zodpovednosťou zamestnancov a nastavením evidencie.