Založenie obchodnej spoločnosti je prvým krokom k povinnosti viesť účtovníctvo. Spoločnosť prostredníctvom účtovných dokladov a účtovných zápisov dokumentuje dianie v spoločnosti.
Najdôležitejšími dokumentmi v podvojnom účtovníctve sú účtovný denník a hlavná kniha, v ktorých spoločnosti evidujú všetky účtovné zápisy. Aký je medzi nimi rozdiel?
Účtovný denník
Účtovný denník je jednou z účtovných kníh v podvojnom účtovníctve. Slúži na chronologické zaznamenávanie všetkých účtovných operácií, ktoré v spoločnosti nastali. Každý účtovný zápis v účtovnom denníku obsahuje informácie o dátume, obsahu účtovnej operácie, sume a príslušných účtoch, na ktorých sa táto operácia zaúčtuje.
Účtovný denník zabezpečuje, aby všetky finančné transakcie boli zaznamenané v časovom poradí, čo umožňuje presne sledovať finančné toky v rámci spoločnosti.
Tento denník je základom pre ďalšie účtovné výkazy a analýzy, ako je hlavná kniha, ktorá sumarizuje účtovné operácie podľa jednotlivých účtov. Vedenie účtovného denníka je povinné podľa zákona o účtovníctve.
Čo obsahuje účtovný denník?
Účtovný denník obsahuje záznamy o všetkých účtovných operáciách, ktoré sa uskutočnili v spoločnosti. Tieto záznamy sú chronologicky usporiadané a obsahujú nasledujúce základné informácie:
- dátum, kedy bola účtovná operácia vykonaná,
- identifikačné číslo účtovného dokladu, na základe ktorého je zápis uskutočnený (napríklad faktúra, príjmový alebo výdavkový doklad),
- stručný popis účtovnej operácie, ktorý objasňuje, o akú transakciu ide (napríklad nákup materiálu, prijatá platba),
- účty, ktoré sú dotknuté danou operáciou, v podvojnom účtovníctve sa zaznamenávajú minimálne dva účty – jeden na strane Má dať a druhý na strane Dal,
- hodnota účtovnej operácie, ktorá sa účtuje na príslušné účty,
- mena, v ktorej je operácia zaúčtovaná (napríklad EUR, USD),
- poznámky a dodatočné informácie alebo komentáre, ktoré môžu byť dôležité pre lepšie pochopenie operácie.
Účtovný denník preukazuje úplnosť účtovných zápisov a správnosť zaúčtovania do obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia.
Aké činnosti je potrebné urobiť v účtovnom denníku na konci účtovného obdobia?
1. Uzávierka účtovného denníka
- Všetky účtovné zápisy sa dôkladne skontrolujú, aby sa zabezpečila ich správnosť a úplnosť. Overuje sa, či všetky transakcie boli správne zaúčtované a či neexistujú žiadne chýbajúce alebo duplicitné záznamy.
- Skontrolujú sa súvzťažné účty a zabezpečí sa, že sa celkové sumy na oboch stranách rovnajú.
2. Zatváranie účtov
- Dočasné účty, ako sú účty výnosov a nákladov, sa uzatvárajú a ich zostatky sa prevádzajú na výsledkový účet (napríklad účet ziskov a strát).
- Zostatky trvalých účtov (napríklad majetok, záväzky a vlastné imanie) sa prenášajú do nasledujúceho účtovného obdobia.
3. Príprava účtovných výkazov
- Zostavuje sa výkaz ziskov a strát, ktorý sumarizuje výnosy a náklady za účtovné obdobie a určuje čistý zisk alebo stratu.
- Zostavuje sa súvaha, ktorá poskytuje prehľad o finančnej situácii spoločnosti na konci účtovného obdobia, vrátane majetku, záväzkov a vlastného imania.
- Zostavuje sa výkaz peňažných tokov, ktorý poskytuje prehľad o príjmoch a výdavkoch peňažných prostriedkov počas účtovného obdobia.
4. Archivácia účtovného denníka
- Účtovný denník a všetky súvisiace doklady sa archivujú podľa zákonných požiadaviek. Účtovné záznamy sa archivujú po dobu 10 rokov.
- V prípade elektronicky vedených účtovných denníkov sa zabezpečuje zálohovanie a bezpečné uchovávanie elektronických záznamov.
5. Audítorské kontroly
- Interní audítori môžu skontrolovať účtovný denník a ďalšie účtovné záznamy, aby overili správnosť a spoľahlivosť účtovníctva.
- V niektorých prípadoch môže byť účtovný denník predmetom kontroly externých audítorov, ktorí overujú, či účtovníctvo spoločnosti spĺňa všetky právne a regulačné požiadavky.
6. Prechod do nového účtovného obdobia
- Na začiatku nového účtovného obdobia sa otvorí nový účtovný denník, do ktorého sa prenášajú zostatky z predchádzajúceho obdobia.
Hlavná kniha
Hlavná kniha poskytuje súhrnný prehľad o všetkých finančných transakciách spoločnosti a slúži ako základ pre zostavenie finančných výkazov. Umožňuje sledovať a overovať správnosť účtovných záznamov. Manažment používa údaje z hlavnej knihy na rozpočtovanie, finančné plánovanie a rozhodovanie, interný a externý audit používa hlavnú knihu na kontrolu účtovníctva. Vedenie hlavnej knihy je zákonnou požiadavkou a zabezpečuje dodržiavanie účtovných štandardov a predpisov.
Aké údaje obsahuje hlavná kniha?
Hlavná kniha obsahuje všetky syntetické a analytické účty, ktoré má účtovná jednotka vo svojom účtovnom rozvrhu. Spoločnosť nesmie účtovať na účtoch, ktoré nie sú uvedené v účtovnom rozvrhu.
V hlavnej knihe musia byť zaúčtované všetky účtovné prípady, o ktorých sa účtovalo v účtovnom denníku. Účtovné zápisy sa evidujú podľa jednotlivých účtov z účtovej osnovy. Každý účet v hlavnej knihe sumarizuje finančné transakcie týkajúce sa konkrétneho majetku, záväzkov, vlastného imania, výnosov a nákladov.
Účty v hlavnej knihe musia obsahovať:
- stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa otvára hlavná kniha,
- súhrnné obraty strany Má dať a strany Daj jednotlivých účtov minimálne za kalendárny mesiac,
- zostatky a stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.
Zostatky účtov sa používajú na zostavenie finančných výkazov, ako sú súvaha a výkaz ziskov a strát.
Aký je rozdiel medzi účtovným denníkom a hlavnou knihou?
Účtovný denník a hlavná kniha sú oba základné nástroje v podvojnom účtovníctve, ale líšia sa v účele použitia i štruktúre.
Účtovný denník zaznamenáva všetky finančné transakcie v chronologickom poradí. Každá transakcia v ňom obsahuje dátum, číslo dokladu, popis transakcie, účty ovplyvnené transakciou (Má dať a Dal) a sumu. Poskytuje časový prehľad o všetkých transakciách, kedy a ako boli jednotlivé transakcie uskutočnené.
Na druhej strane, hlavná kniha sumarizuje všetky finančné transakcie podľa jednotlivých účtov a poskytuje celkový prehľad o finančnej situácii spoločnosti. Každý účet v hlavnej knihe obsahuje začiatočný stav, jednotlivé transakcie zaúčtované na strane Má dať a Dal, a konečný zostatok.
Hoci obsahujú rovnaké informácie, účtovný denník zabezpečuje časovú presnosť záznamov a hlavná kniha umožňuje analýzu finančnej situácie podľa jednotlivých účtov. Spolu tieto dva nástroje poskytujú presný obraz o aktivitách a celkovom stave spoločnosti.
Naučte sa viesť účtovníctvo na našom akreditovanom kurze a získajte certifikát. Máme množstvo termínoch počas pracovných dní i víkendov. Rezervujte si miesto.