Zlá správa je, že keď sa cash flow dostane do mínusu, býva už neskoro. Dobrá správa? Správnym finančným plánovaním môžete týmto problémom predísť.
Ako efektívne riadiť financie, udržať cash flow pod kontrolou a vyhnúť sa nečakaným výpadkom? Poďme si rozobrať, ako si správne nastaviť rozpočet, vytvoriť rezervy a zaviesť efektívne metódy sledovania výdavkov a príjmov.
Ako si správne nastaviť finančné rezervy?
Podnikanie je plné nečakaných situácií. Môžete mať stabilných zákazníkov, no ak jeden z nich nezaplatí faktúru načas, alebo vám príde vyššia daňová povinnosť, môže to ohroziť váš cash flow. Poistka vo forme finančnej rezervy umožní preklenúť ťažšie obdobia bez toho, aby ste museli siahnuť po drahých úveroch.
Bez rezervy sa môžete ocitnúť v situácii, keď nemáte na mzdy, nájom alebo splátky úverov. Sociálna poisťovňa a zdravotné poisťovne si strážia platenie odvodov a v prípade meškania môžu podnikateľovi blokovať výplatu dávok alebo pristúpiť k exekúcii. Ešte vážnejšie je, ak firma zabudne alebo zámerne omešká platbu daní. Daňový úrad môže udeliť pokuty a účtovať penále z omeškania.
Finančná správa vedie tzv. index daňovej spoľahlivosti, ktorý hodnotí firmy na základe ich platobnej disciplíny a dodržiavania daňových povinností. Ak firma pravidelne mešká s platbou daní alebo odvodov, môže klesnúť jej rating, čo prináša viacero negatívnych dôsledkov:
- zníženie dôveryhodnosti – obchodní partneri môžu stratiť dôveru voči vašej firme.
- prísnejšie daňové kontroly – daňový úrad častejšie kontroluje nespoľahlivé firmy.
- strata výhod spoľahlivého daňovníka – firma prichádza o rôzne administratívne úľavy a výhody, ktoré majú subjekty s dobrým ratingom.
Bez finančných rezerv teda riskujete nielen krátkodobé problémy s cash flow, ale aj dlhodobé dôsledky v podobe horšej daňovej reputácie a možných problémov so zákonom.
Ako veľkú rezervu by mala mať firma?
- Krátkodobá rezerva – pokrytie fixných nákladov (nájom, mzdy, odvody, splátky úverov) na 3 – 6 mesiacov.
- Dlhodobá rezerva – investičný fond na rozvoj alebo pokrytie väčších výdavkov.
- Daňová rezerva – odkladajte si percento z každého príjmu na pokrytie daňových povinností, aby vás nezaskočila vysoká platba na konci roka.
Tip: Držte si rezervu na samostatnom účte, aby ste ju nevyužívali na bežné výdavky. Takto si zabezpečíte, že aj v horších časoch budete schopní splniť všetky zákonné povinnosti a zachovať si status spoľahlivého podnikateľa.
Prečo nestačí sledovať len zisk, ale aj cash flow?
Mnoho podnikateľov sa pozerá len na zisk, no to, že ste „v pluse“, ešte neznamená, že máte dostatok peňazí na účte. Cash flow je tok peňazí – sleduje, koľko peňazí do firmy priteká a koľko z nej odteká. Aj keď ste na papieri ziskoví, ale vaši zákazníci vám platia s oneskorením, môžete sa ocitnúť v situácii, keď nemáte na výplaty alebo faktúry.
Ovplyvňuje ho:
- platobná disciplína zákazníkov – ak vám klienti neplatia načas, môžete mať výpadok financií,
- sezónne výkyvy – niektoré firmy majú nerovnomerné príjmy počas roka, preto je dôležité plánovať vopred,
- investície a veľké výdavky – nákup nového vybavenia či expanzia môžu znížiť cash flow, ak na to nie ste pripravení,
- záväzky voči dodávateľom – ak musíte platiť skôr, než vám zaplatia zákazníci, dostávate sa do rizika finančných problémov.
Tip: Pravidelné sledovanie cash flow vám pomôže predvídať obdobia, keď môže nastať nedostatok finančných zdrojov, a pripraviť sa na ne vopred.
Metódy a nástroje na sledovanie príjmov a výdavkov
Jedným z najväčších problémov podnikateľov je nedostatok prehľadu o financiách. Veľa firiem rieši svoje financie „od výplaty k výplate“, čo znamená, že nemajú presný plán, ako budú pokrývať svoje výdavky. Výsledkom je, že keď príde nečakaný výdaj alebo oneskorená platba od zákazníka, firma sa môže dostať do finančných problémov.
So správne nastaveným systémom sledovania výdavkov a príjmov budete presne vedieť, koľko peňazí máte k dispozícii, koľko musíte zaplatiť a kedy očakávate príjem. Vďaka tomu môžete lepšie plánovať a predchádzať situáciám, keď by ste zostali bez prostriedkov.
Existuje viacero spôsobov, ako efektívne sledovať firemné financie. Výber závisí od veľkosti firmy, objemu transakcií a preferencií podnikateľa. Dôležité je zvoliť taký systém, ktorý nebude predstavovať zbytočnú administratívnu záťaž.
Excel alebo Google Sheets
Mnohí podnikatelia začínajú s jednoduchými tabuľkami, kde si manuálne evidujú príjmy a výdavky. Hoci je tento spôsob časovo náročnejší, môže byť dobrým štartovacím bodom na osvojenie si finančnej disciplíny.
Najväčšou výhodou používania Excelu alebo Google Sheets je ich dostupnosť. Väčšina podnikateľov má k nim prístup zdarma alebo ako súčasť kancelárskeho softvéru. Okrem toho si tabuľky môžete prispôsobiť podľa seba a a vytvoriť si jednoduchý systém na sledovanie toku prostriedkov – napríklad vytvoriť sumár mesačných príjmov a výdavkov či nastaviť farebné označenia pri omeškaných faktúrach.
Nevýhodou tohto riešenia je nutnosť manuálneho zadávania údajov. Pri vyššom objeme transakcií môže byť systém neprehľadný a časovo náročný. Manuálna práca tiež zvyšuje riziko chýb, ktoré môžu ovplyvniť presnosť finančných prehľadov.
Tip: Ak sa rozhodnete pre tento spôsob, nastavte automatické výpočty a používajte funkcie, ktoré vám uľahčia sledovanie financií.
Mobilné aplikácie a online nástroje
Pre podnikateľov, ktorí chcú automatizovať sledovanie výdavkov a eliminovať manuálnu prácu, existuje množstvo aplikácií a online nástrojov, ktoré umožňujú prepojenie s bankovým účtom a účtovným softvérom.
Hlavnými výhodami týchto aplikácií je automatické sledovanie platieb a splatností faktúr, čo podnikateľovi šetrí čas a minimalizuje riziko neplatičov. Navyše, mnohé nástroje ponúkajú možnosť nastavenia upozornení na omeškané platby, vďaka čomu môžete rýchlo reagovať a včas predísť problémom s cash flow.
Nevýhodou je, že väčšina kvalitných nástrojov je spoplatnená, hoci niektoré ponúkajú bezplatné verzie s obmedzenými funkciami. Okrem toho, na efektívne využívanie týchto systémov je potrebná aspoň základná znalosť účtovníctva a financií.
Tip: Ak podnikáte vo viacerých oblastiach alebo máte viacero účtov, oplatí sa zvoliť aplikáciu, ktorá umožňuje segmentovanie príjmov a výdavkov podľa kategórií, čím získate detailnejší prehľad o rôznych častiach podnikania.
Účtovné softvéry
Pre podniky s vyšším objemom transakcií je ideálne používať profesionálny účtovný softvér na automatizované spracovanie faktúr a účtovných dokladov. Ak má firma povinnosť pravidelne podávať výkazy, napríklad daňové priznania k DPH či podklady pre Sociálnu a zdravotnú poisťovňu, použitie účtovného softvéru je prakticky nevyhnutnosťou.
Najväčšou výhodou účtovných softvérov je, že podnikateľ nemusí manuálne sledovať financie, pretože systém to robí za neho. Softvér dokáže generovať rôzne finančné reporty, umožňuje podrobnejšiu analýzu cash flow a uľahčuje evidenciu daňových povinností.
Manuálne zostavovanie týchto dokumentov je časovo náročné a náchylné na chyby, zatiaľ čo moderné účtovné programy umožňujú ich automatické generovanie a elektronické podanie.
Nevýhodou je vyššia počiatočná investícia do softvéru a potreba účtovníckych znalostí. Ak podnikateľ nemá skúsenosti s vedením účtovníctva, môže byť potrebné zamestnať účtovníka alebo externú firmu na správu účtovníctva.
Ako predísť finančným problémom v podnikaní?
Finančné problémy nevznikajú zo dňa na deň. Zväčša sú výsledkom dlhodobého zanedbávania riadenia financií. Ak chcete, aby vaša firma fungovala stabilne a bez problémov, okrem tvorby rezervy je dôležité dodržiavať niekoľko zásad:
Sledujte cash flow pravidelne, nie raz ročne
Mnoho podnikateľov sa venuje svojmu účtovníctvu až v období daňového priznania. To je však neskoro, pretože vtedy už nemajú možnosť ovplyvniť svoj cash flow a môžu sa ocitnúť v situácii, keď im chýbajú peniaze na pokrytie záväzkov. Ak chcete mať firmu pod kontrolou, je nevyhnutné sledovať cash flow pravidelne – minimálne raz mesačne, ideálne aj týždenne.
Minimalizujte meškajúce platby od zákazníkov
Aj dobre fungujúca firma sa môže dostať do problémov, ak jej zákazníci neplatia načas. Častou chybou podnikateľov je dlhá splatnosť faktúr, čo znamená, že aj keď majú vysoké tržby, na účte im chýba hotovosť na pokrytie výdavkov. Dlhé splatnosti môžu viesť k tomu, že podnik musí financovať svoju prevádzku z úverov, čo zvyšuje náklady a ohrozuje jeho stabilitu.
Aby ste znížili riziko oneskorených platieb, je vhodné nastaviť kratšie splatnosti faktúr, napríklad 7 až 14 dní namiesto bežných 30 dní. Zákazníkov môžete motivovať k rýchlejšej úhrade aj tým, že im ponúknete zľavu za skorú platbu, čo ich môže motivovať k dodržaniu termínu.
Efektívnym nástrojom sú aj automatické upomienky – ak zákazník zabudne na splatnosť faktúry, systém mu pošle upozornenie, čím sa zvýši šanca, že faktúru uhradí načas a vy nebudete musieť strácať čas jej vymáhaním.
Podnikanie nie je len o zisku, ale aj o schopnosti efektívne riadiť financie. Keď viete, kam idú vaše peniaze, môžete lepšie riadiť svoje podnikanie a udržať ho dlhodobo ziskové.
Ak potrebujete lepšie porozumieť finančnému riadeniu, odporúčame vám kurz Finančná analýza podniku. Konkrétne otázky o situácii vo vašej firme môžete tiež konzultovať s našimi lektormi s dlhoročnou účtovníckou praxou.