V dnešnom konkurenčnom prostredí je bez reklamy len ťažko možné uspieť, preto podnikatelia často investujú nemalé prostriedky do toho, aby o ich produktoch a službách bolo počuť a aby zákazníci mali o ne záujem. Pri budovaní vzťahov s partnermi firmy zvyčajne hradia výdavky napríklad na občerstvenie, ubytovanie, darčekové či reklamné predmety alebo ochutnávky výrobkov.
Treba však pamätať na to, že tieto výdavky majú aj daňový rozmer. Aby sa mohli uznať ako náklady, ktoré znižujú základ dane, musia spĺňať podmienky definované v zákone, teda musia súvisieť s dosahovaním, zabezpečením alebo udržaním zdaniteľných príjmov, byť preukázateľne vynaložené a riadne zaúčtované.
Na prvý pohľad ide o podobné náklady, keďže v oboch prípadoch firma komunikuje so zákazníkmi, partnermi či verejnosťou. Rozdiel však spočíva v ich účele a v tom, či možno tieto výdavky uznať ako daňové.
Podrobnejšie sú pravidlá o daňovej uznateľnosti týchto výdavkov uvedené v Zákone o dani z príjmov konkrétne § 19 ods. 2 písm. k) a písm. n) v prvom bode a § 21 ods. 1 písm. h).
Výdavky na reprezentáciu
Výdavky na reprezentáciu firma vynakladá na to, aby pôsobila profesionálne, udržiavala si dobré meno a posilňovala vzťahy so svojimi partnermi a zákazníkmi. Patria sem napríklad nákupy kávy, čaju a nealkoholických nápojov podávaných počas porád alebo obchodných stretnutí, náklady spojené s návštevami partnerov, pohostením, darčekmi, účasťou na veľtrhoch a výstavách či pracovné obedy v reštauráciách.
Zmyslom týchto výdavkov je budovať imidž firmy, nie priamo zvyšovať jej príjmy. Preto sa nepovažujú za daňovo uznateľné a pri výpočte základu dane sa k výsledku hospodárenia pripočítavajú späť.
Výnimkou sú reklamné predmety s logom alebo názvom firmy do hodnoty 17 eur za kus, ktoré majú jasný propagačný účel a zákon ich umožňuje zahrnúť do daňových výdavkov.
Za reklamné predmety sa však nepovažujú:
- darčekové poukážky,
- tabakové výrobky (okrem výrobcov, ktorí ich vyrábajú ako hlavnú činnosť),
- alkoholické nápoje s výnimkou tých, ktoré spĺňajú podmienky podľa § 4 ods. 3 zákona č. 530/2011 Z. z. a nepresiahnu 5 % zo základu dane.
Výdavky na reklamu
Reklama je priamo spojená s predajom a propagáciou tovaru alebo služieb. Jej cieľom je predstaviť produkty, vyvolať záujem zákazníkov a posilniť pozíciu firmy na trhu. Na rozdiel od reprezentácie reklama je daňovo uznateľná, ak spĺňa podmienky definované v Zákone o dani z príjmov:
- výdavok musí byť preukázateľne vynaložený za účelom prezentácie podnikateľskej činnosti, tovaru, služieb, obchodného mena či ochrannej známky,
- jeho cieľom musí byť dosiahnutie, udržanie alebo zvýšenie príjmov,
- reklama musí byť realizovaná v súlade so Zákonom o reklame, teda nesmie byť klamlivá, neetická alebo v rozpore s predpismi.
Podnikateľ pritom môže reklamu realizovať priamo, alebo využiť služby reklamnej agentúry.
Do tejto kategórie patrí:
- inzercia v tlači, rozhlase, televízii alebo na internete,
- reklamné plagáty, letáky, katalógy, bilbordy,
- reklama prostredníctvom sociálnych sietí,
- ochutnávky a poskytovanie vzoriek výrobkov,
- predvádzanie produktov a propagačné akcie,
- sponzorské aktivity s dohodnutou protihodnotou (napr. logo v programe podujatia).
Výška výdavkov na reklamu nie je zákonom limitovaná.
Aký je rozdiel medzi reklamou a reprezentáciou?
Rozlíšenie týchto dvoch kategórií je z daňového hľadiska kľúčové.
- Reklama má preukázateľný obchodný cieľ, smeruje k predaju, propaguje produkty a služby.
- Reprezentácia slúži skôr na udržiavanie kontaktov, posilnenie dôvery alebo spoločenský imidž firmy.
Hranica medzi nimi sa niekedy určuje ťažko, no rozhodujúci je účel. Ak výdavok smeruje k získaniu zákazníkov, ide o reklamu. Ak má len spoločenský alebo vzťahový rozmer, ide o reprezentáciu.
Niektoré typy výdavkov spájajú prvky oboch kategórií. Typickým príkladom je podujatie, ktoré má pracovný aj spoločenský charakter, napríklad firemný deň pre obchodných partnerov. Ak sa na ňom prezentujú nové produkty alebo značky, náklady na propagáciu možno uznať ako reklamné, no všetko, čo súvisí s pohostením a zábavným programom, už patrí medzi reprezentáciu.
Pri takýchto situáciách pomáha rozdeliť výdavky na dve časti a jasne preukázať, ktorá z nich má obchodný účel.
Prečítajte si: Daňová optimalizácia: Pripočítateľné a odpočítateľné položky
Príklady nákladov na reprezentáciu a reklamu
Obed s obchodnými partnermi
Firma pozvala partnerov na obed, kde rokovali o ďalšej spolupráci. Hoci sa riešili pracovné témy, ide o reprezentáciu, pretože účelom nebolo zvýšiť predaj, ale posilniť vzťahy. Náklady sa preto nepovažujú za daňovo uznateľné.
Firemný večierok
Podnik usporiadal vianočné posedenie pre zamestnancov a partnerov. Výdavky na prenájom priestorov, jedlo a hudbu patria medzi reprezentáciu. Ak by sa na večierku verejne predstavoval nový produkt alebo značka, výdavky priamo súvisiace s prezentáciou by už mohli byť uznateľné.
Teambuilding mimo pracovného času
Spoločnosť zaplatila ubytovanie, stravu a program pre svoj tím cez víkend. Ak akcia nemala pracovný ani propagačný charakter, ide o nedaňový výdavok. Daňovo uznateľné by boli len tie položky, ktoré priamo súvisia so školením alebo pracovnou prezentáciou produktov.
Darčekové koše pre partnerov
Firma odovzdala obchodným partnerom darčekové koše s vínom a sladkosťami pri príležitosti výročia spolupráce. Ide o typický výdavok na reprezentáciu, gesto vďaky. Takéto náklady nie sú daňovo uznateľné.
Ochutnávka výrobkov
Spoločnosť pripravila na výstave ochutnávku svojich produktov pre návštevníkov. Ide o reklamu, ktorej cieľom bolo predstaviť produkty potenciálnym zákazníkom a podporiť predaj. Výdavky na suroviny, prenájom stánku či tlač propagačných materiálov sú daňovo uznateľné.
Pohostenie počas rokovania
Počas obchodného stretnutia firma zabezpečila kávu, minerálky a drobné občerstvenie. Aj keď ide o bežnú súčasť firemnej kultúry, tieto výdavky sa zaraďujú medzi reprezentáciu a nie sú daňovo uznateľné.
Sponzorský príspevok
Spoločnosť finančne podporila miestne podujatie a na oplátku mala svoje logo v programe. Ak existuje sponzorská zmluva a firma má protihodnotu (napríklad reklamu v médiách či vizuálnu prezentáciu), ide o reklamu, teda o daňovo uznateľný výdavok. Ak však išlo len o dar bez protihodnoty, výdavok patrí medzi reprezentáciu.
Konferencia alebo školenie
Firma zorganizovala konferenciu pre klientov. Náklady na prenájom priestorov, techniku, prednášajúcich či propagačné materiály sú reklamné a daňovo uznateľné. Naopak, výdavky na občerstvenie, večeru či ubytovanie hostí patria medzi reprezentáciu.
Ako mať poriadok v daňových a nedaňových výdavkoch
Aby sa firma vyhla problémom pri daňovej kontrole, oplatí sa dodržať niekoľko zásad.
- Vytvorte si samostatnú evidenciu výdavkov na reklamu a reprezentáciu. Pri každej položke uviesť stručné zdôvodnenie, napríklad „reklamné predmety pre návštevníkov veľtrhu“ verzus „darčekové koše pre partnerov“.
- Vytvorte vo firme internú smernicu, ktorá určí, čo sa považuje za reklamu a čo za reprezentáciu. Pomáha to pri účtovaní aj pri obhajobe výdavkov počas daňovej kontroly.
- Dokumentujte účel výdavku. V prípade reklamy si uchovávať zmluvy, objednávky, fotografie stánkov, kópie inzerátov či screenshoty kampaní. Pri reprezentácii mať podklady oddelené, aby bolo jasné, že nejde o daňové náklady.
Správne rozlíšenie výdavkov nielen minimalizuje riziko domerania dane, ale firmám pomáha reálne zhodnotiť, koľko investujú do propagácie a koľko do imidžu.
Ako výdavky posudzovať a správne zaúčtovať? Naučíme vás to na kurze Podvojné účtovníctvo alebo odbornom školení Zákon o dani z príjmov.